はじめに
年末の風物詩でもある忘年会。しかし「いつ予約すればいいか」が曖昧なため、満席で希望の日程や会場が取れなかったり、予算や条件で妥協を強いられたりすることが少なくありません。
本記事では、少人数・中規模・大規模・貸し切りなど規模別、地域・曜日・予算など条件別に「予約のベストタイミング」や「押さえておきたい注意点」を整理し、幹事として失敗しない準備プロセスを完全ガイドします。
目次
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忘年会シーズンとはいつからいつまでか
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規模・条件別に見る予約タイミング目安
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会場探し・候補決めの段階でやること
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日程の決め方と出欠確認のコツ
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具体的な予約手順と利用ツール
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予約時にチェックすべき条件・注意点
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キャンセルや変更への対応策
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プロモーション・割引・特典を活かすタイミング
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幹事として成功させるためのスケジュールプラン例
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よくある失敗パターンとその回避法
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まとめ
1. 忘年会シーズンとはいつからいつまでか
忘年会の典型的な季節とピーク
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多くの記事が「11月下旬～12月中旬」をピークとする忘年会シーズンとしています。
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特に12月の第2週から第3週は、金曜・土曜・翌日休日など条件の良い日が人気で、混雑・予約枠の急激な消費が予想されます。
混雑を避けるなら“ピーク前”を狙う
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混雑が始まる前、11月中旬～11月下旬あたりに忘年会プランを検討し始めるのが望ましいです。
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また、12月に入ると業務や私生活も忙しくなるため、参加率が下がる可能性あり。早めの日程設定が安心。
2. 規模・条件別に見る予約タイミング目安
| 規模／条件 | 推奨予約開始時期 | 備考 |
|---|---|---|
| 少人数（～10人前後） | 対象日から 1か月前 には押さえたい | 希望の店や席によってはもっと早く。人気店だと埋まるのが早い。 |
| 中規模（20～50人） | 1.5～2か月前 （10月～11月中旬） | 個室・貸切等の条件が加わると早めに動く必要あり。 |
| 大人数・貸切 | 2～3か月前 またはそれ以上 | 会場・設備・飲食内容など調整が多いため。早期押さえがコスト・満足度双方で有利。 |
| 人気店・特別な条件（夜景、完全個室、駅近など） | さらに早め（例えば9～10月） | 特に条件付きだと競合が多くなる。 |
3. 会場探し・候補決めの段階でやること
候補店リストアップ
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条件を明確にする（人数・予算・希望メニュー・雰囲気・アクセス）
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インターネットでのグルメサイト検索、レビュー・口コミのチェック
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過去に使ったことのあるお店や同僚・上司の“おすすめ”を聞いておく
下見・確認
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実際の店内の広さ・席の配置・音響・照明などを確認する。ネット写真だけではギャップがあることも。
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プロジェクター・マイク・ステージなど特別設備が必要な場合は可否・追加料金などを調整可能か事前確認
4. 日程の決め方と出欠確認のコツ
日程を決めるステップ
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必須参加者（上司・取引先など）の予定を先に確認
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複数候補日を挙げて参加者にアンケートを実施
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回答期限を設定し、遅滞なく集める
出欠確認のポイント
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幹事は定員・予算を見据えて最大人数を想定して準備しておく
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キャンセルポリシーを含め、人数変更時の対応を明確に
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リマインドを忘れずに（開催の2〜3週間前、1週間前など）
5. 具体的な予約手順と利用ツール
手順
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会場が決まったら、まずは「仮予約」で空き状況や条件を押さえる
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参加人数やメニューを最終見積もりし、本予約する
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支払い方法・コース内容・飲み放題の時間などを決定
利用できるツール・サイト
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Speedy、食べログ、ぐるなび、ホットペッパーなどの大手グルメサイト
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飲食店専用の宴会・宴会場検索サイト
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オンラインアンケートツール（Google フォームなど）で日程調整
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チャットツール・グループウェアでの案内・進行管理
6. 予約時にチェックすべき条件・注意点
条件チェックリスト
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人数・人数増減対応：当日の欠席や直前参加など変動あり。多少の余裕を持たせる。
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座席形態・個室・貸切可否：音の問題・プライバシー確保など条件がある場合は要確認。
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設備・什器：音響機材、マイク・プロジェクター・スクリーンなどが必要かどうか。
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アクセス・交通手段・終電：駅近さ・終電の時間を考慮することで参加率を上げられる。
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予算・コース内容：飲食の質・飲み放題の時間・ドリンク種類・乾杯ドリンクなど。オプション料金の有無。
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キャンセルポリシー：キャンセル料の有無・いつから発生するか。人数変更対応。
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支払い方法：一括か分割か、当日か事前か、現金・カード対応か。
注意点
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人気店・曜日（金曜・土曜・忘年会ピーク日）は埋まりやすく、「良さそうな時間帯＋席」が予約不可のこと多数。妥協可能な条件（時間帯・場所）をあらかじめ決めておく。
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メニュー写真・レビューサイトの写真と実際の雰囲気・提供される品が異なることがあり、クオリティ落差に注意。
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過去の参加者の意見を聞いて、「料理が冷めていた」「飲み物の提供が遅かった」など細かい不満の改善点があるお店は避ける。また、出入りの騒音や隣席との距離も聞いておく。
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天候・交通（年末の雪・混雑・遅延）などで参加者の遅刻・キャンセルが起きやすいので、余裕のあるスケジュール設定を。
7. キャンセルや変更への対応策
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早めに変更・キャンセルが出る可能性を織り込んでおく（例：最小催行人数を伝えておく）
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店側と「キャンセル期限」「人数変更の締切」を確認し、その日付を参加者へ周知
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代理の人が来るケースなど、柔軟性を持たせておく
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リマインダーを送るタイミングを設定し、参加率の最終確認をする
8. プロモーション・割引・特典を活かすタイミング
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早期予約割引や早期特典を提供している店もあるので、それを利用できる時期を知ることが望ましい。
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グルメサイトや飲食店のSNSをフォローして「忘年会プラン」や早割キャンペーンの情報をチェック
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特典付きプラン（ドリンク追加、時間延長、乾杯ドリンク等）を探す時はその条件と付帯費をよく確認
9. 幹事として成功させるためのスケジュールプラン例
以下は、中規模（20〜50人程度）忘年会を12月中旬に開催するケースのスケジュール例です。
| タイミング | やること |
|---|---|
| 9月下旬〜10月上旬 | 幹事決め、会場の条件検討（人数・予算・場所）／必須参加者の予定確認 |
| 10月中旬 | 候補店リストアップ・下見／日程候補を参加者にアンケート |
| 10月下旬 | 会場仮予約・複数店舗を比較／メニュー案を見せてもらう |
| 11月上旬 | 本予約・条件交渉／追加設備確認／キャンセルポリシーの確定 |
| 11月中旬 | 招待案内配布／参加確認スタート／支払い方法決定 |
| 11月下旬 | 最終人数確定／リマインドメール送信／飲食内容・席順決定 |
| 12月初旬 | 会場へ最後の最終確認／当日の流れシミュレーション |
| 当日 | 受付・司会進行・時間配分管理・会費回収などをスムーズに行う |
10. よくある失敗パターンとその回避法
| 失敗例 | 原因 | 回避策 |
|---|---|---|
| 希望の会場が満席で断られた | 予約開始が遅かった・ピーク日にこだわりすぎた | 早めに動く／複数候補を持つ／ピーク日を外す |
| 予算オーバーになってしまった | 飲み放題内容・追加サービスなどの見落とし | 見積もりを細かく取る／隠れコスト（サービス料・税・設備使用料等）を確認 |
| 参加率が悪い | 日程調整が不十分・案内が遅い | 必須メンバーの予定優先／アンケートで日程を決定／早めに案内送付・リマインド |
| キャンセル料が発生して無駄が出た | キャンセルポリシーを確認していなかった | 契約前に確認／参加人数に余裕を持たせる／発生タイミングを把握 |
| 当日の進行がバタバタした | 準備不足・時間配分や役割が決まっていなかった | スケジュール表作成／幹事・サブ幹事で役割分担／当日の流れを事前にシミュレーション |
11. まとめ
忘年会を成功させるためには、「いつ予約するか」が非常に重要なキーです。
規模や条件によってベストなタイミングは変わりますが、共通して言えるのは「早めに動く」「複数の候補を持つ」「条件・設備・キャンセルポリシーを事前に確認する」こと。
本記事で紹介した目安・ステップ・注意点を活用して、幹事として余裕をもって準備を進め、参加者全員が満足できる忘年会を実現してください。
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サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
著者SNS：Instagram Facebook YouTube
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
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