懇親会の案内メール例文｜社内・社外・LINE・Slackで使えるテンプレート【2026年最新】

懇親会の幹事になると、最初に悩むのが案内文です。

「どこまで丁寧に書くべきか」「LINEで送るならどれくらいくだけてよいのか」「出欠をどう集めればよいのか」で迷う方も多いでしょう。

懇親会の準備では、最初の案内文で出欠確認のしやすさが変わります。日時や会場、会費、回答期限が整理されていれば、参加者も迷わず返信しやすくなります。

本記事では、メール、LINE、Slack・Teamsなど、送る相手やツールに合わせて使いやすい案内文例を紹介します。

社内向け・社外向け・LINE・Slack別に、必要な部分だけ調整して使える文例をまとめています。

1 懇親会の案内メールと案内状の違い
2 懇親会の案内を送るタイミングと返信されやすい件名
3 懇親会の案内文に記載すべき必須項目
4 【ケース別】メール・LINE・Slackで使える案内文例
5 リマインド・未回答者への確認文例
6 案内を受け取った側の「返信例」
7 人数や相手に合わせた出欠確認の方法
8 まとめ：懇親会の案内は「日時・場所・会費・締切」を分かりやすく

懇親会の案内メールと案内状の違い

懇親会_案内

懇親会の案内は、社内向けや少人数の集まりであれば、メールやLINE、Slackなどで送るケースが一般的です。必要事項が整理されていれば、必ずしも紙の案内状のようにかしこまる必要はありません。

一方で、取引先を招く場合や、周年行事・式典に近い懇親会では、案内状に近い丁寧な文面が適しています。宛名、開催目的、日時、会場、申込方法、問い合わせ先を整理し、相手との関係性に合わせて丁寧さを調整しましょう。

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懇親会の案内を送るタイミングと返信されやすい件名

懇親会_案内

案内文を書く前に、開催日・回答期限・件名の方向性を決めておくと、文面を作りやすくなります。

案内を送るタイミングの目安

懇親会の日程が決まったら、できるだけ早めに一度共有しておくと、参加人数を読みやすくなります。少人数の社内懇親会であれば2週間前でも間に合うことがありますが、社外の人を招く場合や20名以上の会では、3週間以上前に一度案内しておくと、人数の見込みを立てやすくなります。

最初の案内：開催の3週間〜1ヶ月前
少なくとも2週間前には送っておきたいところです。特に繁忙期や大人数の場合は、早めに告知して仮の人数を把握する必要があります。
出欠の締切：開催の1週間〜10日前
会場のキャンセル規定や、人数の最終変更期限に合わせます。
リマインド：締切の2〜3日前
未回答の人へ向けて、さりげなく再送します。
最終確認：開催の前日〜2日前
参加者全員に、場所や時間を改めて共有します。

開封・返信されやすいメール件名の例

件名は、受信ボックスの中で一目で「いつ、何の件か」がわかるようにします。

【出欠確認】〇〇部懇親会のご案内（○月○日開催）
【○/○開催】懇親会のお知らせと出欠回答のお願い
【回答期限：○/○】プロジェクト打ち上げ懇親会のお知らせ
【会場案内】〇〇親睦会の詳細とアクセスについて

懇親会の案内文に記載すべき必須項目

懇親会_案内

メールでもLINEでも、案内文には次の項目を入れておくと確認漏れを防ぎやすくなります。

項目	内容
開催趣旨	「新入社員の歓迎」「プロジェクトの打ち上げ」など目的を明記
日時	曜日まで記載。開始時間だけでなく終了時間の目安もあると予定を立てやすい
会場名	店名、建物名
場所（URL）	GoogleマップのURLを貼ると、当日の移動がしやすい
会費	金額と支払い方法（当日現金、キャッシュレス決済、事前集金など）
出欠の締切	何月何日の何時までかを指定
回答方法	返信、アンケートフォーム、チャットのリアクションなど
キャンセル規定	「前日以降のキャンセルは会費を頂戴します」など
幹事の連絡先	当日の遅刻連絡や、場所が分からない場合の連絡先

【ケース別】メール・LINE・Slackで使える案内文例

懇親会_案内

ここからは、社内向け・社外向け・LINE・Slackなど、場面別に案内文例を紹介します。

1. 【社内向け】基本の案内メール

部署やチーム内での標準的な案内です。社内向けの場合は、あまりかしこまりすぎず、用件がすぐ分かる文面にすると伝わりやすくなります。

件名：【○/○開催】〇〇部懇親会のお知らせ（出欠回答期限：○/○）

[部署名]の皆様

お疲れ様です、幹事の[自分の氏名]です。

部署内の交流を兼ねて、懇親会を開催します。

今回は、新しく加わった〇〇さんの歓迎も兼ねています。

ご都合が合う方は、ぜひご参加ください。

詳細は以下の通りです。

①　日時：202X年○月○日（○） 19:00 〜 21:00

②　会場：[店名]

住所：[住所]

地図：[GoogleマップURL]

③　会費：[金額]円（当日集金いたします）

④　出欠回答方法：本メールへの返信にて、以下の項目をお知らせください。

お名前：

出欠：出席 / 欠席

アレルギー等の有無：

⑤　回答締切：○月○日（○）まで

※当日のキャンセルは、会場の都合により会費を頂戴する場合がございます。あらかじめご了承ください。

ご不明な点があれば、お気軽に[自分の氏名]までご連絡ください。

よろしくお願いいたします。

2. 【社外向け】丁寧な案内メール

取引先やパートナー企業を招く場合は、くだけすぎず、開催目的と参加方法が伝わる文面にします。

件名：[イベント名]開催に伴う懇親会のご案内

[会社名]

[役職名] [氏名]様

平素より大変お世話になっております。

[自社名]の[自分の氏名]でございます。

日頃お世話になっている皆様との情報交換の場として、下記の通り懇親会を開催いたします。

ご多忙のところ恐縮ですが、ご都合がよろしければご参加をご検討いただけますと幸いです。

記

①　日時：202X年○月○日（○）午後○時〜午後○時

②　会場：[会場名]

住所：[住所]

地図URL：[URL]

③　会費：[金額]円（当日、受付にて承ります）

※領収書をご用意いたします。

④　お申込み：○月○日（○）までに、以下のフォームよりご登録をお願い申し上げます。
[回答用URL]

以上

当日お会いできることを楽しみにしております。

今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。

[署名]

3. 【チャットツール向け】Slack・Teamsの案内

チャットでは情報が流れてしまいやすいため、メンションを活用し、リアクションで出欠を集めると確認漏れを防ぎやすくなります。

タイトル：【案内】○/○ 〇〇プロジェクト打ち上げ懇親会

@channel

お疲れ様です、幹事の[氏名]です。

プロジェクト完了の区切りとして、打ち上げを兼ねた懇親会を開催します。

■詳細

日時：○月○日（○） 18:30〜
場所：[店名]（[URL]）
会費：[金額]円

■出欠確認

○/○（○）までに、この投稿へ以下のリアクションをお願いします。

✅：参加

❌：不参加

未定の方は、スレッドに「未定」とコメントしてください。

アレルギー等がある方は、個別チャットまたはスレッドで教えていただけると助かります。

よろしくお願いします。

4. 【LINE向け】カジュアル・少しくだけた案内文

同期会や、有志の集まりなどで「くだけた」案内をする場合です。

親しいメンバー向けなら、少し面白い一言や軽い呼びかけを入れると、事務連絡っぽさが薄れます。

ただし、内輪ノリが強すぎると伝わりにくいため、日時・場所・会費・締切などの基本情報は分かりやすく整理して記載しましょう。

LINEの「ノート機能」と「アナウンス機能」を使うと、案内内容がトークに埋もれにくく、いつでも確認しやすくなります。

お疲れ様です！幹事の[氏名]です。

○月○日に、みんなで懇親会をやりましょう！🍺

【日時】○/○（○） 19:00〜

【場所】[店名]（[URL]）

【予算】[金額]円くらい

【締切】○/○（○）まで

お店を予約するので、参加できる人はこのノートにコメントかスタンプをお願いします！急な仕事で遅れての参加でもOKです🙆‍♂️ 気軽に参加してください！

5. 【回答フォーム利用】Googleフォーム・調整さんを使う場合

URLをクリックしてもらう必要があるため、リンク先の内容を簡潔に伝えます。

件名：【要回答】懇親会の出欠確認について（○月○日開催）

[チーム名・各位]

お疲れ様です、[氏名]です。

次回の懇親会の日程・会場が決定しました。

お手数ですが、以下のURLより出欠のご登録をお願いいたします。

▼出欠回答フォーム

[URL]

※回答締切：○月○日（○）

今回は[調整さん/Googleフォーム]を利用していますので、○月○日までにご回答をお願いいたします。

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リマインド・未回答者への確認文例

懇親会_案内

回答が揃わない場合は、締切や人数確定の事情を添えて、短く確認するのが基本です。

6. 締切前のリマインド（全員向け）

未回答の理由は、単に見落としているだけの場合も多いため、まずは全体向けに軽くリマインドします。

件名：【リマインド】懇親会出欠の回答確認について

皆様、お疲れ様です。幹事の[氏名]です。

先日ご案内しました懇親会の出欠回答ですが、締切が【明日 ○/○】となっております。

まだ回答がお済みでない方は、明日中にご回答いただけますと助かります。

（すでにご回答いただいた方は、行き違いにつきご容赦ください）

予約人数の確定が必要なため、ご協力をお願いいたします。

7. 未回答者への個別確認（社内向け）

締切を過ぎても返信がない場合は、個別に連絡します。相手を責める言い方ではなく、人数確定の都合を添えると返信をもらいやすくなります。

文面例：

[氏名]さん、お疲れ様です！

先日案内した懇親会ですが、お店への人数連絡の期限が近づいているため、確認でご連絡しました。

もしご予定がわかれば、現時点での状況（参加・不参加、または未定など）を教えていただけると助かります！

忙しいところ申し訳ないですが、よろしくお願いします。

案内を受け取った側の「返信例」

懇親会_案内

案内を受け取った側が使える、短く丁寧な返信パターンです。

8. 参加・欠席・未定の返信例

参加する場合：
「ありがとうございます！参加します。当日楽しみにしています。」
欠席する場合：
「ご案内ありがとうございます。あいにくその日は予定があり、今回は欠席いたします。また機会がありましたら、ぜひ参加させてください。」
未定の場合：
「お誘いありがとうございます。現在スケジュールの調整中のため、○日までにお返事してもよろしいでしょうか。確定次第、すぐにご連絡いたします。」

人数や相手に合わせた出欠確認の方法

懇親会_案内

案内文だけでなく、出欠の集め方も先に決めておくと、幹事の集計負担を減らせます。

方法	適したシチュエーション	メリット
Googleフォーム	大人数の社内・社外イベント	自動集計が可能。アレルギー等の詳細も集めやすい。
調整さん	日程調整から始めたい時	ログイン不要で、誰でも簡単に候補日から選べる。
Slack/Teams	部署内の日常的な連絡	リアクション機能で手早く出欠を把握できる。
LINEノート	同期会、仲の良いグループ	トークに流されにくく、情報を固定して共有しやすい。