新しい仲間を迎える歓迎会は、職場の雰囲気を和やかにし、スムーズな人間関係を築くための重要なイベントです。
席順を適切に決めることで、主賓がリラックスしやすくなり、良好な交流の場を作ることができます。
本記事では、最新のトレンドを踏まえた歓迎会の席順の基本ルールや配慮すべきポイントを解説します。
歓迎会の席順の基本ルール
歓迎会の席順を決める際には、以下のポイントを意識するとスムーズに進行できます。
- 主賓（新入社員・転入者）は中央または上座に配置
- 主賓が全員とコミュニケーションを取りやすい位置に座るのが理想的です。
- 会場のレイアウトに応じて、長テーブルなら中央、円卓なら上座を意識しましょう。コロナ前は、必ずの様に役職者が1番上の場所が好ましいと言われてましたが、新入社員や転入者を上席に設定する形も増えています。
- 上司や役職者の席を考慮
- 一般的に、上座には上司や役職者を配置し、主賓の近くに座ってもらうと円滑な会話が生まれやすくなります。
- 新人が気まずくならないよう、フレンドリーな先輩や同僚を近くに配置するのもポイントです。
- 幹事は下座でサポート
- 進行役を務める幹事は、料理の手配や会の流れを管理しやすい位置（下座）に座るのが一般的です。
- リモート歓迎会の席順も考慮
- 最近では、オンライン歓迎会を実施する企業も増えています。
- ZoomやTeamsの「ギャラリービュー」を活用し、主賓が中心に映るように配置するのがポイントです。
- 話しやすい環境を作るため、ブレイクアウトルームを活用して小グループでの交流を促すのもおすすめです。
歓迎会の席順の配置例
以下は、歓迎会の席順の好ましいと言われる配置の例です。
① 長テーブル形式の配置例
【入口】
下座 | 幹事 | 先輩 | 新人（主賓） | 上司 | 役員 | 幹事 | 下座- 新人が全員と話しやすいように、中央付近に配置。
- 上司や役職者は上座に座り、新人の近くには話しやすい先輩を配置。
② 円卓形式の配置例
[役員] [新人]
[上司] [先輩]
[幹事] [後輩] - 上座に役員・上司、主賓の隣には話しやすい先輩を配置。
- 幹事はフォローしやすい位置に座る。
③ リモート歓迎会の配置例
- ZoomやTeamsでは、主賓をホストに設定し、画面中央に固定表示が良いですが、特に気にすることなく設定。
- 「自己紹介タイム」を設け、全員が順番に話せるように工夫。名前の表示は忘れない様に。
- ブレイクアウトルーム機能を活用し、小規模グループでの交流を促進。
席順を決める際の配慮点
1. イベントの目的と雰囲気の明確化
開始前に歓迎会の目的（新人の歓迎、チームビルディングなど）を明確にし、参加者がその目的を共有できるように伝えます。
また、形式や雰囲気についても事前にアナウンスし、緊張感を和らげて参加者がリラックスできる環境を作りましょう。
2. 参加者全員の意見を尊重
司会者や幹事が中心になって会を盛り上げる一方で、参加者全員が意見や感想を述べやすいように配慮します。
特に新人社員が意見を言いにくいと感じる場面では、司会者が意図的に質問を投げかけたり、順番に発言する時間を設けたりすると良いでしょう。
3. オンラインとオフライン参加者のバランス
オンライン参加者とオフライン参加者の間に距離を感じさせないように工夫します。
例えば、オンライン参加者が発言しやすいようにスピーカーやカメラの位置を調整したり、オンライン会話に特化したツール（AI司会ツールなど）を活用したりすることが求められます。
4. 参加者の居心地の良さを重視
オンラインの場合、カメラをオンにして参加するかオフにするかの選択を参加者に任せると、リラックスして参加しやすくなります。
また、オフラインの場合でも、会場の配置を工夫し、参加者が互いに快適に話せる距離感を保つようにします。
5. テクニカルサポートの準備
オンラインの場合、音声や映像に問題が生じる可能性があります。
事前にテストを行い、問題があれば速やかに対処できるようサポート体制を整えておくことが重要です。
特に新人社員がテクニカル面で困ってしまう場合があるため、事前に操作方法を説明することも有効です。
6. 文化的・個人的な配慮
文化や価値観が異なる社員もいる場合、無理に馴染ませようとするのではなく、その違いを尊重し、配慮することが大切です。
特に海外からの社員や、控えめな性格の社員がいる場合は、積極的に配慮することで、全員が快適に過ごせる環境を作り出すことができます。
7. 食事やドリンクの配慮
オンラインの場合、参加者に食事や飲み物を自分で準備してもらう形式が多いため、事前にどのような飲食が好まれるかをリサーチしておき、アレルギーや食事制限に配慮するようにします。
オフラインの場合も、食事やドリンクの選択肢を幅広く準備することで、参加者全員が楽しめるように配慮します。
8. フィードバックを受け取る準備
イベント終了後に参加者からのフィードバックを求め、次回以降の歓迎会に生かせるようにします。
感想を募ることで、参加者がどの部分で楽しかったのか、逆にどこで改善が必要だと感じたかを知ることができ、次回のイベントの成功につなげることができます。
9. 過度なプライベートの要求を避ける
ウェルカムイベントでは、参加者に自分の個人的な情報を求めすぎないようにします。
例えば、過去の経験やプライベートな話題を深堀しすぎると、社員が圧力を感じることがあります。軽い自己紹介で十分です。
10. 全員が参加しやすいアクティビティを用意
アクティビティやゲームを取り入れる際には、全員が参加しやすいものを選ぶように心掛けます。
例えば、個人の得意分野を生かしたチームビルディングのゲームや、無理なく参加できるアイスブレイクを用意すると、全員が楽しむことができます。
この他に注意しない点としては、下記となります。
- 主賓が孤立しないようにする
- 新人が話しやすい人と隣になるように調整。
- 緊張を和らげるため、明るい性格の社員を近くに配置。
- 人間関係に配慮する
- 相性が悪い社員同士が隣にならないよう注意。
- 過去にトラブルがあった場合は、間に第三者を挟むのがベター。
- 会話が弾む環境を作る
- 話し上手な社員を各所に配置し、会全体が盛り上がるようにする。
- 2025年は「AI司会ツール」も活用可能。オンライン歓迎会では、AIが会話を促進する機能を搭載したツールを導入する企業も増えています。
まとめ：心のこもった歓迎会を目指して
歓迎会は、新しい仲間が職場に溶け込みやすくなる大切な機会です。
席順を工夫することで、よりリラックスした雰囲気を作り、円滑なコミュニケーションを促進できます。
歓迎会成功のためのチェックリスト
✅ 主賓の席を適切に配置しているか？
✅ 上司や役職者の席を考慮しているか？
✅ 主賓が話しやすい人と隣になっているか？
✅ 会話が弾むような席順を意識しているか？
✅ 幹事が進行しやすい位置に座っているか？
✅ リモート歓迎会の場合、参加者が話しやすい環境を整えているか？
✅ AIツールやブレイクアウトルームを活用しているか？
これらを意識しながら、新入社員や転職者にとって心に残る歓迎会を企画しましょう！
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サイト監修者 ⼩⽥ 克⽂ 株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー 《略歴》 ⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。 著者SNS：Instagram Facebook YouTube
詳しいプロフィールはこちら＞
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
※2024年8月30日プロフィール更新
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