「宴会の幹事を任されたけれど、何から始めればいいの？」
「宴会をスムーズに進行するには幹事としてどんな準備が必要？」
コロナも明けて、リアルの懇親会が繰り広げられているかと思います。そんな中、幹事経験の無いので疑問に思っている方は必見です。
この記事では、宴会の幹事がやることを「開催前」「当日」「開催後」と、段階ごとに分けて詳しく解説しています。日程調整から会場選択、案内送付、当日の進行管理まで、欠かせないポイントを丁寧に紹介します。コロナで自粛していた分、この記事を参考いただき楽しい懇親会にされて下さい。
宴会の準備はいつ始めるべき？
宴会の幹事は、宴会を成功させるためには、早めに準備し始めることです。
参加人数にもよりますが、通常ですと2〜3ヶ月前から準備に入ると良いでしょう。100人200人300人といった大人数の場合は、半年〜1年前に準備に入ると良いです。幹事として参加者全員が満足するような宴会を実現するには、入念な下準備が必要になります。
飲み会の準備を行う際、一番時間がかかるのは参加者全員の日程を調整することかもしれません。特に参加者が多いと、全員のスケジュールが合う日を見つけるだけでも一苦労です。そうしたトラブルを避けるためにも、早めに動き始めることが大切です。
早期に日程を決定し、参加者に通知することで、スケジュールの調整をスムーズに行えるようになります。
開催前に幹事がやるべきこととは？
宴会の幹事がやることは、以下のステップを詳しく理解しておきましょう。
- 日程を調整する
- 参加者を確認する
- 会場選択・予約を行う
- 案内の送付・最終の出欠確認を行う
- 会費を回収する
- 席順を決める
- 二次会の予定を立てる
それぞれのステップは宴会の成功に直結しています。詳しく見ていきましょう。
ステップ①日程を調整する
最初のステップは、日程を調整することです。
準備の基盤となる重要な作業で、参加者全員が出席しやすい日を見つける必要があります。特に宴会の主役となる人物がいる場合、その人のスケジュールを最優先に考えます。
主役の予定に合わせて複数の候補日を用意すると、他の参加者の都合と照らし合わせやすくなり、最終的な日程決定がスムーズに行えます。日程調整は、参加者全員にとって都合の良い日を見つけるために、余裕をもって早期に行うことが望ましいです。
ステップ②参加者を確認する
次のステップとして参加者の確認を行います。
宴会の参加者確認は、次の会場選択や会費の回収にかかってきますので、確実に行いましょう。参加者リストを作成すると、漏れがなくなり正確な人数把握が行えます。
また、予定された日程で出席可能な人数を確認し、最終的な出席者数を把握することが大切です。これにより、会場の選定や食事の手配など、後の準備を進めやすくなります。
出席者の確定は宴会の規模に応じて変わるため、小規模ならば直接連絡を取り、大規模な宴会では招待状の送付やオンラインでの出席確認を行うなど、効率的な方法を選びましょう。
ステップ③会場選択・予約を行う
参加者を確認したら、会場選択と予約を行います。規模、雰囲気、アクセスの良さ、参加者の好みなどを考慮し、適切な会場を選んでください。候補がいくつか決まったら、必ず下見を行いましょう。
下見は、会場の雰囲気を確認するだけでなく、座席の配置、音響設備など、宴会を想定してさまざまな要素をチェックします。
また、食べ物に関しては参加者全員が満足できるよう、飲み放題やコース料理を選ぶことをおすすめします。コース料理や飲み放題は料金管理がしやすく、参加者の満足度を高められるでしょう。
人気の店は早めに埋まってしまうことが多いので、早めの予約を意識してください。
宴会やイベントの幹事をされた約1,000名の方々に弊社にてアンケートをとったところ、会場選びのポイントは下記の表の数字となってます。参考にされて下さい。
宴会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
ステップ④案内の送付・最終の出欠確認を行う
続いて、案内の送付と最終の出欠確認を行います。
宴会の日時、場所、ドレスコード、会費などの詳細を参加者に明確に伝えます。案内はメール、郵送、またはオンラインの管理ツールなどを通じて行うことが一般的です。
案内を送付した後は、参加者からの出欠の返信を確認し、最終的な出席者数を把握します。出席者の確定は会場の最終手配、食事の準備など、準備に直結するため、確実に行う必要があります。
また、返信がない参加者には追加で連絡を取り、出欠の確認を怠らないようにしましょう。
ステップ⑤会費を回収する
ここまでのステップが完了したら、会費を回収しましょう。
会費の回収は宴会の資金計画を立てる上で重要です。参加者から事前に会費を集めることで、当日の支払いをスムーズに進めることができます。
会費は参加確認と同時に、または特定の期日までに集めることを明示しておくと良いでしょう。オンライン決済ツールを利用すると、集金の手間を大幅に削減できます。会社の飲み会であれば経費扱いになることもありますので上司に確認下さい。
また、会費の料金を決める際は会場の料金、食事や飲み物の料金、予備費などを考慮し、適正な料金設定を心がけることが大切です。不明瞭な会費は参加者の不信感を招くこともあるため、何にどれくらいの料金がかかるのかを透明にすることも忘れないようにしましょう。
ステップ⑥席順を決める
次に、当日の席順を決めます。
席順は雰囲気に大きく影響を与えるため、参加者の性格や関係性、宴会の目的などを考慮して慎重に決める必要があります。
例えば、ビジネスの場であれば上司と部下の席を適切に配置し、プライベートであれば親しい人同士が会話を楽しめるように配慮します。また、主役がいる場合は、その人が目立つ位置に座れるように考慮し、全員が交流しやすい環境を作ることも重要です。
席順を決める際は、テーブルの形状や部屋のレイアウトも考慮に入れながら、最適な配置を考えましょう。席次表を作成しておくと、当日の案内がスムーズになります。
ステップ⑦二次会の予定を立てる
宴会後の二次会の予定も、幹事の仕事です。
二次会は宴会の延長としてさらに親密な交流や楽しい時間を過ごすための重要な機会です。二次会の計画を立てる際は、まず参加者の意向を確認し、どの程度の人数が参加できるのか把握することが大切です。
人数に応じて、適切な規模と雰囲気の場所を選びます。居酒屋、バー、カラオケなど、参加者がリラックスして楽しめる場所を選択しましょう。二次会の会場選びは、一次会会場からのアクセスの良さも重要な要素です。移動にかかる時間や手間を考慮し、参加者がスムーズに移行できるような場所を選ぶことが望ましいです。
二次会に関するコラムもございますので、ご覧ください。
関連記事：おすすめの結婚式二次会ゲーム10選！盛り上がること間違いなし
関連記事：結婚式二次会にはどのような服装で行くべき？会場別のおすすめを紹介
当日の幹事の仕事とは？
当日、スムーズに会を進めるために行動しなければいけません。当日の仕事については、以下を参考にしてください。
- 会場の準備・受付
- ファーストドリンクの注文
- 開会の挨拶・司会進行・宴会の締めの挨拶
- 会計
- 閉会の挨拶・二次会の案内
順番に確認していきましょう。
会場の準備・受付
当日、最初の仕事が会場の準備と受付です。
事前に決められた席次表に従って席札を配置する、受付で参加者を迎えるなどの内容です。宴会場の最終的な確認を行い、飾り付けや音響設備などが適切に設置されているかも確認します。
受付では、参加者リストをもとに名前をチェックし、未払いの会費があればこの時に集金しましょう。参加者がスムーズに会場内に入れるよう、効率的かつ丁寧な対応が求められます。
幹事は遅くても30分〜1時間前に会場に入るようにすると良いでしょう。早めの行動で予期せぬトラブルを避けることができます。
ファーストドリンクの注文
参加者が席に着いたら、ファーストドリンクの注文を行います。お店のスタッフにも協力してもらい、速やかにドリンクのオーダーを取りましょう。飲み放題プランがある場合は特に、初回の注文をスムーズに行えるよう事前に準備しておくと良いです。
ファーストドリンクは待たないで良い様に、生ビールを人数分か、瓶ビールを3〜4人に1本ずつ用意しておくと、ドリンクが来ないといったトラブルを防げます。アルコールを飲めない人用にウーロン茶も10人に1人分くらいのカウントで注文しておいても良いと思います。
アルコールを飲まない人や特定のドリンクを好む人のために、幅広い選択肢を提供できるようにしておくべきです。
開会の挨拶・司会進行
開会の挨拶・司会進行では、宴会の始まりを告げ、参加者に向けての挨拶を行います。この時、宴会の目的や予定されているプログラムを簡潔に説明し、参加者に流れを理解してもらうことが大切です。
また、参加者が楽しめるような、明るく和やかな雰囲気を作り出すことも幹事の役割です。司会進行では時間管理をしっかりと行い、各プログラムが予定通り進むように配慮します。
また、突発的なトラブルや予定変更にも対応できるよう、柔軟な姿勢で臨むことが求められます。
会計
会計では、宴会の終わりに参加者から集めた会費と実際の支出を照らし合わせ、清算を行います。事前に会費を集めている場合でも、当日の飲食の追加注文などにより差額が発生することもあるため、適切な対応が必要になります。
また、収支報告は透明性を持って行い、参加者に信頼感を与えることも幹事の責任です。
閉会の挨拶・二次会の案内
閉会の締めの挨拶では宴会の終わりを告げ、参加した全員へ感謝の意を表します。幹事は宴会が無事に終了したことを参加者に伝えるとともに、宴会中に特別な出来事があった場合はそれを振り返り、参加者の協力や貢献に対して感謝を述べます。
閉会の挨拶は、宴会全体の印象を左右する大切な役割を持っているため、明るく、かつ心温まる言葉を選ぶことが望ましいです。
二次会の案内については、一次会が終わる頃に二次会の開催場所、時間、参加条件などの詳細を参加者に伝えます。二次会への参加は任意であることを明確にし、無理に参加を強制しないよう注意しましょう。
幹事が司会進行を行う際のポイント
司会進行は、重要な役割の一つです。円滑なイベント進行と参加者の満足度を高めるためには、以下のポイントに注意が必要です。
- スムーズに進める
- 堂々と振る舞う
- 入念に準備する
- 挨拶を事前に依頼する
宴会を成功させるためにも、4つのポイントを覚えておきましょう。
ポイント①スムーズに進める
スムーズに進めるためには、時間管理が非常に重要です。事前に宴会全体の流れを把握し、各プログラムの所要時間を計画しておきましょう。また、宴会中は予定通りに進行するよう気を配りつつ、必要に応じて臨機応変にスケジュールを調整する柔軟性も必要です。
各プログラムの開始と終了のタイミングを明確にし、参加者が次のプログラムにスムーズに移行できるよう、進行していきましょう。予めタイムテーブルを作成しておくことで、当日の流れを頭に入れ、時間管理を効率よく行えます。
ポイント②堂々と振る舞う
幹事が司会進行を行う際は、自信を持って堂々と振る舞いましょう。発声ははっきりと聞き取りやすく、参加者の注意を引きつけることが大切です。また、表情や身振り手振りも使い、宴会の雰囲気を盛り上げることも大切です。
自信とリーダーシップを持って進行することで、参加者は安心して楽しむことができ、幹事としての信頼性も高まります。不測の事態や突発的な問題が発生した場合でも、冷静に対応し、参加者に安心感を与えることが求められます。
ポイント③入念に準備する
入念な準備が大切で成功の鍵を握ります。事前にスケジュール、プログラム内容、参加者リスト、特別なアナウンスが必要な事項など、必要な情報をすべて把握しておきましょう。また、予期せぬ状況やトラブルに対処するためのプランBも考えておくと良いでしょう。
例えば、技術的な問題が発生した場合や、プログラムが予定より早く終了した場合の対応など、さまざまなシナリオに備えておくことで、安心して進行を行うことができます。リハーサルを行うことも、スムーズな進行には不可欠です。可能であれば、会場でのマイクチェックや、立ち位置の確認を含めたリハーサルを実施しましょう。
ポイント④挨拶を事前に依頼する
開会や閉会の挨拶は大切な要素の一つです。特に、会社の宴会やイベントでは、上司やゲストに対する挨拶は欠かせません。そのため、幹事は宴会の前に挨拶を依頼する人を特定し、事前に依頼しておくと良いです。
挨拶を依頼する際は、概要・目的・参加者の関係性・挨拶の時間制限など、必要な情報を提供しましょう。依頼した人がスムーズに挨拶を行えるよう、内容の確認やサポートも忘れずに行います。
また、複数の人に挨拶を依頼する場合は、順番や時間を明確に伝え、宴会が長引かないように管理することも大切です。挨拶の準備をしっかりと行うことで、宴会全体の流れがスムーズになり、参加者にとっても快適な時間となります。
開催後に幹事は何をするべきか？
宴会が終了したら、まず忘れ物の確認を行いましょう。もし忘れ物があった場合は、引き取り方法や対応を会場に確認し、関係者に連絡します。
次に、当日に挨拶や余興で協力してくれた上司や同僚、参加者全員に対して、お礼の連絡を行います。直接会う機会がある場合は声をかけると良いですが、LINEやメールなどできちんと感謝の気持ちを伝えると、幹事としての印象がより良くなります。
また、会計報告は可能な限り早めに行うことが望ましいです。遅くとも3日以内には報告をするようにしましょう。残金が出た場合、大きな料金でなければ次回の飲み会の資金に充当するなどの対応を考えます。
【シーン別】幹事を行うことで得られるスキル
幹事を務めることは、多くの責任と努力を要求されますが、同時にさまざまなスキルを磨く絶好の機会でもあります。
- スキル①【宴会の準備】進行管理能力
- スキル②【宴会の計画】プロデュース力
- スキル③【司会進行】プレゼン能力
- スキル④【トラブル】問題解決力
ここでは宴会シーンごとに、幹事を行うことで得られるスキルを紹介します。
スキル①【宴会の準備】進行管理能力
準備段階で磨かれるスキルの一つが、進行管理能力です。日程調整から会場選定、参加者の招待、タイムテーブルの作成まで、多岐にわたるタスクを管理し、宴会がスムーズに進むようにします。
この過程で細かいスケジュール管理、効率的なタスク分配、柔軟な問題解決などの能力が自然と身に付くでしょう。また、緊急事態に対応するためのプランBを考えることは、予測不能な問題が起こった際の対処能力も高められます。
スキル②【宴会の計画】プロデュース力
計画段階で必要とされるのが、プロデュース力です。宴会幹事は、宴会のテーマ設定、会場の雰囲気作り、食事や飲み物のメニュー選定、プログラム内容の企画など、宴会全体のプロデュースを担います。
そのため、クリエイティブなアイディアを考え出す力、参加者のニーズを理解し満足させる企画力、料金内で最大限の効果を生み出す資源管理能力などが養われます。宴会を通じ参加者に楽しい体験を提供することで、イベントの企画・運営能力が全般的に向上するでしょう
スキル③【司会進行】プレゼン能力
司会進行を担当することは、プレゼン能力を高めます。司会進行では、計画したプログラムに従って宴会をリードし、時には即興で参加者の注意を引きつけ、情報を的確に伝える必要があります。これは、職場でのプレゼンテーションや会議での発表など、多くの場面で求められるスキルです。
また、明確で効果的なコミュニケーション能力、聴衆を引きつける話術、状況に応じた迅速な判断力など、司会進行を通じて多方面の能力が養われるでしょう。
スキル④【トラブル】問題解決力
予期せぬトラブルが発生した際に問題解決を行う必要があります。急なキャンセル、食事やドリンクの手配ミス、会場の技術的問題など、さまざまな状況に対処することが求められます。
これらの経験は、問題を冷静に分析し、効率的で創造的な解決策を見つける能力を高めます。また、ストレス耐性やチーム内での協調性を育むこともでき、仕事や日常生活の中で直面する問題に対しても大きな強みとなります。
宴会の幹事は入念な準備が必須
いかがでしたでしょうか。宴会の幹事の仕事は、計画的な準備から当日の進行、後片付けまで多岐にわたります。この記事で紹介した、宴会準備のステップを活用してください。成功させるには、「開催前」「当日」「開催後」の段取りをしっかりと行い、事前に進行表やタイムテーブルを作成することが重要です。
準備をスムーズに進めるためにも、全体のスケジュールを明確にし、必要であれば協力者を巻き込むのもありです。
個人的なスキルも磨かれるため、この記事を活用しながら取り組んでみましょう。
この他、忘年会・同窓会に関するコラムもございますのでご覧ください。
関連記事：忘年会の案内文に書くべき項目とは？テンプレートも紹介
関連記事：忘年会の出し物はどうやって選ぶ？ポイントとタイプ別の出し物を紹介
関連記事：忘年会の挨拶はなにを話せばよい？【例文つき】押さえたいポイントを解説
関連記事：同窓会の幹事がやること｜計画の立て方と当日の段取りも紹介
関連記事：同窓会の挨拶で失敗しないためには？ケース別の【例文つき】も紹介
関連記事：【幹事必見】同窓会の案内状の作成方法と7つの例文
忘年会、同窓会などの宴会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
