送別会の案内状の内容とポイント!テンプレートも紹介

公開日:2023.10.16 / 更新日:2024.5.14

「送別会の案内状を書くときの内容は?」
「テンプレートはある?」などと、送別会の幹事は疑問を抱いている方も多いでしょう。

送別会の案内状に記載する内容は以下の通りです。

  • 主賓の名前
  • 送別会の日時
  • 会場の場所
  • 会費の料金
  • 幹事の連絡先
  • 出欠の返信先と期限

今回は、送別会の案内状を書くときのポイントや内容、活用できるテンプレートについて解説していきます。
送別会の案内状を書く予定がある方は、ぜひ最後までご覧ください。

送別会の案内状を書く際の5つのポイント

送別会の案内状は、お別れする方へ感謝の場を伝える大切な会を準備するための大切な作業のひとつです。送別会の雰囲気や送別者の方への労い感が変わってきますので、本記事を参考にして最高の送別会となるよう進めましょう。

まずは早速、送別会の案内状のやる事を見ていきましょう。以下の5つのポイントに分けて、一つずつ理解していきましょう。

  • 前文をシンプルに記載する
  • 必須項目を箇条書きする
  • 出欠の返信方法を明確にする
  • 送別理由に配慮して記載する
  • 主賓に送る案内状を分ける

それぞれ解説していきます。

前文をシンプルに記載する

送別会の案内状の文面は、誰が読んでも理解しやすいように、シンプルかつ明瞭にまとめることがポイントです。
丁寧な挨拶かつ細かい文章よりも、必要な情報が端的に、そして親しみやすく伝わる表現が好ましいとされています。
挨拶文や自己紹介が冗長にならないよう、適切なバランスを心掛けましょう。

必須項目を箇条書きする

送別会の案内状には、日時、場所、会費、目的などの必須項目を明確に記載する必要があります。
必須項目は箇条書きやリスト形式で整理し、一目で確認できるように工夫しましょう。
分かりやすいレイアウトにすることで、参加者が必要な情報をすぐに掴むことができ、スムーズな会の運営につながります。

出欠の返信方法を明確にする

案内状は出欠確認の意味も持ちます。
返信の方法はメール、電話、封書、LINEなどさまざまですが、返信先の連絡先と返信方法は正確に記載しましょう。
また、返信期限を設けることで計画的に会の準備を進めることができます。

送別理由に配慮して記載する

送別会の主賓が転職や寿退社の際、どの程度の情報が明かされているかを確認し、それに基づいて案内状に記載することが重要です。
例えば、次の会社の名前や結婚に関する具体的な計画など、プライバシーに関わる情報は記載が適切かどうか慎重に考える必要があります。

主賓に送る案内状を分ける

主賓とその他の参加者への案内状は、内容を変えて作成しましょう。
主賓に対しては、感謝の意やこれからのエールを込めたメッセージを添え、一層の心遣いを示すことが大切です。
また、主賓のスケジュールに配慮した日時の調整や、会の進行についての事前の相談も欠かせません。

送別会の案内状に書くべき内容

送別会の案内状を作成する際、明瞭かつ分かりやすい情報提供が大切です。
記載すべき基本的な内容は以下の6点です。

  • 主賓の名前
  • 送別会の日時
  • 会場の場所
  • 会費の料金
  • 幹事の連絡先
  • 出欠の返信先と期限

それぞれ確認していきましょう。

主賓の名前

記載すべき内容の一つが、送別会の主賓の名前です。
受取人が一目で誰の送別会であるか把握するためです。
名前だけでなく、役職や部署も併せて記載すると具体的ですが、主賓の詳しい詳細などは必要ありません。
また、主賓が他の人と混同されないよう、フルネームで記述するようにしましょう。

送別会の日時

送別会の日時も忘れてはいけない項目です。
年月日、開始時間、終了時間を明記し、参加者がスケジュールを調整しやすくしましょう。
また、可能であればどの程度の時間が予定されているのかも併せて案内すると良いかもしれません。
事前に送別会の主賓が参加可能な日にちでアンケートを実施し、多くの人が参加できる日を選定しましょう。

会場の場所

会場の場所も欠かせない情報です。
正確な住所と最寄りの駅やバス停、会場までのアクセス方法をわかりやすく案内しましょう。
可能であれば、地図や会場の公式サイトURLも記載すると参加者に親切です。

こちらの記事では送別会での服装のマナーを解説しています。
送別会では会場に合ったコーディネートにすることも重要ですので、ぜひあわせてご覧ください。
送別会での服装のマナーは?服選びのポイントと男女別のコーディネートを紹介

会費の料金

参加者にとって大切な情報である会費の料金も忘れずに記載しましょう。
送別会においては、主賓からは会費を徴収せず一般の参加者が料金を分担する形となります。
一人当たりの会費は3,000円から5,000円が相場とされているため、大きく外れないようにお店やコースの選定を行いましょう。

幹事の連絡先

幹事の連絡先を明記することで、参加者が疑問や不明点を直接問い合わせられるようにします。
電話番号、メールアドレス、LINEなど、連絡が取りやすい方法を記載しましょう。

出欠の返信先と期限

出欠の返信先と返信期限も必ず明記します。
期限を設定することで参加者が返信を怠らないよう促せます。
また、返信方法も具体的に案内しましょう。
返信期日に間に合っていない参加者には、再度連絡するようにしてあげてください。

送別会の幹事の方は、会場を探す必要もでてきます。
送別会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。

【ケース別】送別会の案内状で使えるテンプレート

送別会の案内状に書く内容とポイントがわかったところで、テンプレートを紹介していきます。

  • 定年退職の案内状
  • 寿退社の案内状
  • 異動の案内状
  • 転職や中途退職の案内状
  • くだけた内容の案内状
  • 主賓宛の案内状

ケース別に紹介しているため、ぜひ活用してみてください。

関連記事:送別会のメッセージでおすすめの伝え方は?テンプレも紹介

定年退職の案内状

定年退職の場合の案内状は、以下のテンプレートを参考にしてください。


[sc name=”bc_start”][/sc]

関係者各位

いつもお世話になっております。〇〇部の△△でございます。

コロナ禍も収束しましたので、〇月〇日(〇)をもって退職される〇〇さんを囲んでの送別会を開催いたします。
詳細につきましては以下の通りですので、ご確認ください。

日程:〇月〇日(曜日)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇予定
場所:〇〇  http://〇〇〇.〇〇
住所:〇〇(××駅から徒歩〇分)
(原則として直接現地にて集合。予約は〇〇の名前で行っております)
参加料金:〇〇円

参加が難しい方は、〇月〇日(曜日)までに△△までご一報いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願い致します。

○○部 送り主の名前
内線番号 メールアドレス

[sc name=”bc_end”][/sc]

寿退社の案内状

寿退社の場合の案内状は、以下のテンプレートを参考にしてください。


[sc name=”bc_start”][/sc]

関係者各位

いつもお世話になっております。〇〇部の△△でございます。

コロナ禍も収束しましたので、〇月〇日(〇)をもって寿退社される〇〇さんの、新たな門出をお祝いするため送別会を開催いたします。
詳細につきましては以下の通りですので、ご確認ください。

日程:〇月〇日(曜日)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇予定
場所:〇〇  http://〇〇〇.〇〇
住所:〇〇(××駅から徒歩〇分)
(原則として直接現地にて集合。予約は〇〇の名前で行っております)
参加料金:〇〇円

参加が難しい方は、〇月〇日(曜日)までに△△までご一報いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願い致します。

○○部 送り主の名前
内線番号 メールアドレス

[sc name=”bc_end”][/sc]

異動の案内状

異動の場合の案内状は、以下のテンプレートを参考にしてください。


[sc name=”bc_start”][/sc]

関係者各位

いつもお世話になっております。〇〇部の△△でございます。

コロナ禍も収束しましたので、〇月〇日(〇)をもって〇〇支店に異動される〇〇さんの、更なるご活躍を祈り、送別会を開催いたします。
詳細につきましては以下の通りですので、ご確認ください。

日程:〇月〇日(曜日)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇予定
場所:〇〇  http://〇〇〇.〇〇
住所:〇〇(××駅から徒歩〇分)
(原則として直接現地にて集合。予約は〇〇の名前で行っております)
参加料金:〇〇円

参加が難しい方は、〇月〇日(曜日)までに△△までご一報いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願い致します。

○○部 送り主の名前
内線番号 メールアドレス

[sc name=”bc_end”][/sc]

転職や中途退職の案内状

転職や中途退職の案内状は、以下のテンプレートを参考にしてください。


[sc name=”bc_start”][/sc]

関係者各位

いつもお世話になっております。〇〇部の△△でございます。

コロナ禍も収束しましたので、〇月〇日(〇)をもって退職される〇〇さんの新天地でのご活躍を祈り、送別会を開催いたします。
詳細につきましては以下の通りですので、ご確認ください。

日程:〇月〇日(曜日)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇予定
場所:〇〇  http://〇〇〇.〇〇
住所:〇〇(××駅から徒歩〇分)
(原則として直接現地にて集合。予約は〇〇の名前で行っております)
参加料金:〇〇円

参加が難しい方は、〇月〇日(曜日)までに△△までご一報いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願い致します。

○○部 送り主の名前
内線番号 メールアドレス

[sc name=”bc_end”][/sc]

くだけた内容の案内状

主賓や幹事の人柄的に、かしこまった文章よりカジュアルにしたい場合もあるでしょう。
くだけた内容で案内状を作成する場合は、以下のテンプレートを参考にしてください。


[sc name=”bc_start”][/sc]

関係者各位

みなさま、いつもお疲れさまです。幹事を務めます〇〇です。残念ながら、我々チームの癒し的存在、〇〇さんとお別れの時が来ました。〇〇さんの尽力と、常に私たちに明るい光を与えてくれたことに心からの感謝を込めて、送別会を行います。コロナ禍も収束しましたので、美味しい料理と楽しい会話で、楽しい時間を過ごしましょう!

詳細につきましては以下の通りですので、ご確認ください。

日程:〇月〇日(曜日)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇予定
場所:〇〇  http://〇〇〇.〇〇
住所:〇〇(××駅から徒歩〇分)
(原則として直接現地にて集合。予約は〇〇の名前で行っております)
参加料金:〇〇円

参加が難しい方は、〇月〇日(曜日)までに△△までご一報いただけますようお願い申し上げます。

何卒よろしくお願い致します。

○○部 送り主の名前
内線番号 メールアドレス

[sc name=”bc_end”][/sc]

主賓宛の案内状

主賓宛てに送る案内状を作成する場合は、以下のテンプレートを参考にしてください。


[sc name=”bc_start”][/sc]

送別会のご案内

〇〇さん、お疲れ様です。先日お伝えした通り、〇〇さんを囲んでの送別会を開催します。

詳細につきましては以下の通りですので、ご確認ください。

日程:〇月〇日(曜日)〇〇:〇〇~〇〇:〇〇予定
場所:〇〇  http://〇〇〇.〇〇
住所:〇〇(××駅から徒歩〇分)
(予約は〇〇の名前で行っております)

お忙しいとは思いますが、ご出席賜りますようお願い申し上げます

○○部 送り主の名前
内線番号 メールアドレス

[sc name=”bc_end”][/sc]

送別会の案内状のテンプレートは以下からダウンロードください。

→送別会案内状のテンプレートをダウンロードする

また、招待者へ案内される場合、以下を自由にダウンロードして内容を修正して活用下さい。

日程調整なら「調整さん」が楽ちん

送別会の案内状を考えている幹事の方は、日程についても決めていかなければいけません。

日程調整を行うなら「調整さん」を使うと簡単です。

以下使い方をご紹介します。

  1. 調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく
  2. イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック
  3. URLをLINEなどで参加者に共有する
  4. 参加者の予定入力を待つ
  5. 日にちごと参加できるが分かる

順番に見ていきましょう。

1.調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく

 

3つほど候補を入れておくと、参加者も選びやすくなります。

2.イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック

3.URLをLINEのグループなどに共有する

4.参加者の予定入力を待つ

URLを開くと、各日ごとで「〇、△、×」で選べるようになっています。参加者は、行ける日を回答していきます。

5.日にちごと参加できるが分かる

調整さんは、ベストの候補日を色付きで教えてくれます。

アプリをダウンロードする必要もないため、ぜひ日程調整にご活用ください。

送別会の案内状は不備がないように

いかがでしたでしょうか?
送別会の案内状を作成する担当の方は、ポイントと内容について把握できたと思います。
本記事で紹介したテンプレートも活用しながら、あらゆるシーンで対応できるようにしていきましょう。

また、送別会に関するブログもぜひご覧ください。

関連記事:送別会の幹事がやること|計画の立て方を紹介
関連記事:送別会の流れや司会進行【台本つき】花束贈呈の挨拶例
関連記事:送別会の挨拶おすすめメッセージは?【テンプレ付】
関連記事:送別会の司会はなにを話せばよい?【台本つき】うまく進行するコツも紹介
関連記事:送別会の服装マナー!男性・女性のコーディネート

送別会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。

サイト監修者

監修者の写真

⼩⽥ 克⽂

株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー

《略歴》

⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会(同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会)MICE 案件(会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー)などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。


著者SNS:Instagram Facebook YouTube
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典:観光庁ホームページ

詳しいプロフィールはこちら>

※2024年5月5日プロフィール更新

コラム

おしゃれな送別会の会場を探す