歓迎会の幹事を任され、「何から手をつければいいのか？」「どのように計画を進めるのか？」「楽しい会にするには？」とお悩みの方は必見です。
歓迎会の幹事がすることは、基本的には下記の流れでです。
- 開催日・会場の決定
- 参加者への案内
- 挨拶のお願い
- 二次会の設定
新入社員や中途社員などの歓迎会の幹事のすることを理解し、企画の立て方や進行のポイントをステップごとに解説しています。
本記事を参考にしていただければ、計画と進行をスムーズに進められ、参加者に楽しんでもらえるでしょう。
歓迎会の幹事の役割とは？
歓迎会の幹事は、会社では新しく入社してきた新入社員や転勤で異動してきたスタッフ・学校では新入生や転校してきた生徒の方を温かく迎え入れるために行われる催しを企画運営する人です。
歓迎会の幹事の頑張り・歓迎会の開催により、いち早くコミュニケーションが深まり、今後のお仕事や学校内での友好関係が高まるので大切な会となります。
歓迎会の幹事の主な役割は、以下の4つです。
- お店の手配・日取りの決定
- 出欠確認
- 歓迎会の司会進行・挨拶
- 会計
これらの役割は歓迎会のみならず、あらゆる会の幹事が共通するタスクです。さらに歓迎会では、新入社員の歓迎のために、細やかな気配りと盛り上げるためのゲーム、アクティビティの導入が重要と言えます。
プライベートクイズ大会などを入れるとお互いのプライベートが分かり関係性が深まるかもしれません。
歓迎会の目的を理解して、自己紹介できる時間を作ったり、先輩社員はじめスタッフのご紹介などもできる会となるよう心がけましょう。
開催するにあたって、温かみのある雰囲気作りを通じて、新入社員が安心してチームに溶け込めるよう支援し、全員が楽しめる歓迎会を開催して参加するのが役割です。
事前に準備すべきこと
歓迎会の幹事になったら、事前に準備するべきことがたくさんあります。確認し、準備漏れがないようにしましょう。
準備1：段取りを決めてまとめる
まずは段取りを決めてまとめましょう。事前の準備や当日にしなければならないこと、歓迎後にすることを工程表にまとめるステップです。
全体のおおまかな流れを把握した上で、何をいつするべきかまとめてください。
準備2：チームを作成する
次にするべきことはチームの作成です。歓迎会の幹事はほとんどの場合、2～3人で行います。他に幹事役を引き受けてもらえそうな人に声をかけてチームを作りましょう。
ただしメインとなる幹事は1人にしたほうがスムーズに進みます。あくまでもサポート役をお願いする形で声をかけるのがポイントです。
準備3：会場を下見する
会場が決まったら、下見にも訪れておきましょう。下見は当日の進行を効率よく進めるために欠かせないことです。
また実際に行かなければわからないこともあります。会場へのアクセスの良さや清潔感、スタッフの対応、店舗の広さなどを確認するためにも下見は必要です。
準備4：参加費の集め方を決めておく
参加費の集め方を決めておくことも大切な準備のひとつです。事前に集めておく方法、当日に集める方法のどちらにするのかを決めておき、参加者にアナウンスしなければなりません。
参加費を集める際には、お釣り用の小銭を用意しておくことも忘れないようにしてください。
参加者のリストも作っておけば、誰から徴収したかわかりやすくなり、後の混乱を避けられます。
どのように企画を立てればよい？
歓迎会の幹事に任命されたら、以下のステップで企画を立てていきます。
- 開催日・会場の決定
- 参加者への案内
- 挨拶の依頼
- 二次会の設定
初めての幹事で企画の立て方に困っている方は、参考にしてください。
ステップ①開催日・会場の決定
開催日と会場の決定は、歓迎会計画の最初のステップです。日程は参加者全員が参加しやすいように選び、会場は料金、アクセス、雰囲気、食事、飲み放題の質を考慮して、歓迎会におすすめの会場を選定してください。
また、早期に予約を行い、希望する日程や条件に適した会場が確保できるようにします。キャンセル時の対応や会場の規模を把握しておくことも重要です。
ステップ②参加者への案内
次に参加者への案内を準備します。詳細、日時、場所、料金などを明記し、参加者が事前に知るべき情報を伝えます。出欠の確認は早めに行い、参加人数に基づいてさらなる計画を立てます。
また、参加者からの質問に対応できるよう、幹事の連絡先を明記しておきましょう。
ステップ③挨拶の依頼
歓迎会では、新入社員の紹介や上司からの挨拶が行われます。そのため、事前に挨拶を依頼する人を決め、スケジュールを調整します。
乾杯挨拶の依頼は準備時間を考慮して早めに行い、当日の流れをスムーズにするためにも、時間や内容を確認しておきましょう。
歓迎会の挨拶を考えている方は、以下の記事をご覧ください。
関連記事：歓迎会の挨拶で意識したいポイントを解説【例文つき】
ステップ④二次会の設定
メインイベント終了後の二次会の計画も、幹事の役割です。二次会の開催を参加者にアナウンスし、場所や時間、参加方法を明確にしましょう。
当日は参加者がスムーズに移動できるよう配慮することが大切です。また、二次会の料金設定も忘れずに行いましょう。
歓迎会の逆の送別会の幹事に任命された時は、こちらの記事を参考下さい。送別会の幹事がやること｜計画の立て方やアイデアも紹介
歓迎会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
歓迎会の日程調整なら「調整さん」がおすすめ
歓迎会の幹事を任せられた方は、日程調整をする必要もあるでしょう。
日程調整を行うなら「調整さん」を使うと簡単です。
以下使い方をご紹介します。
- 調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく
- イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック
- URLをLINEなどで参加者に共有する
- 参加者の予定入力を待つ
- 日にちごと参加できるが分かる
順番に見ていきましょう。
1.調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく
3つほど候補を入れておくと、参加者も選びやすくなります。
2.イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック
3.URLをLINEのグループなどに共有する
4.参加者の予定入力を待つ
URLを開くと、各日ごとで「〇、△、×」で選べるようになっています。参加者は、行ける日を回答していきます。
5.日にちごと参加できるが分かる
調整さんは、ベストの候補日を色付きで教えてくれます。
アプリをダウンロードする必要もないため、ぜひ日程調整にご活用ください。
歓迎会当日に幹事がやること
それでは続いて、歓迎会当日の幹事の仕事について見ていきましょう。歓迎会当日はいわば本番です。
抜け漏れがない仕事ができるように、ステップごとに予習をしておいてください。
やること1：会場の準備や受付
歓迎会当日に幹事がやらなければならない最初の仕事が、会場の準備や受付です。
開始15分前には会場に行き、進行のための準備を行ってください。また会場の状態が適切になっているか、テーブルの配置などのチェックも欠かせません。
参加者が集まる前に受付の準備も済ませましょう。 参加者が集まりだしたときの受付も幹事の役割です。
参加費が当日の徴収であるなら、受付で参加費の徴収と管理も行います。
やること2：開会の挨拶
会が始まったら、開会の挨拶をします。開会の挨拶はシンプルなもので構いませんが、明るく元気に、盛り上がるような口調で行うことがポイントです。
「本日はお集まりいただきありがとうございます。 ただいまより◯◯社◯年度の新入社員歓迎会を始めます。 司会進行を務めさせていただくのは、幹事の◯◯です。 よろしくお願いします！」
以上のように歓迎会の開催を宣言します。
もしその後に代表者挨拶があるなら、話しやすい雰囲気を作り、失礼のないように挨拶をつなぎましょう。
やること3：司会進行
幹事の仕事として最も重要となるのが、歓迎会の司会進行です。
司会進行はタイムスケジュールに沿って行わなければなりません。
会社により流れが変わることもあるでしょうが、一般的には次のようなスケジュールで進行します。
司会の挨拶
司会の挨拶は、開会の挨拶とともに行われるのが基本です。開会の宣言をした後に、幹事を務める人が簡単に自己紹介をします。
新入社員は緊張しているかもしれませんので、なるべく笑顔で明るく、場を和ませるような話し方を心がけてください。
代表者の挨拶
続いて行われるのが代表者の挨拶です。参加者の中で最も役職が上の人が挨拶をします。
代表者を紹介する際には「◯◯部◯◯部長」など、所属と役職名をつけて紹介しましょう。挨拶が終わったら、代表者への感謝の言葉も忘れずに述べます。
乾杯
代表者の挨拶が終わったら、乾杯の発声へと移ります。乾杯は参加者の中で、3番目に地位の高い役職の人が行うのが通例です。
歓迎会の幹事は乾杯の発声をする方がやりやすいように、やはり役職名をつけて挨拶者の紹介を行います。
また乾杯の前に、参加者全員にグラスが行き渡っているか確認することも大切です。
「みなさん、お手元にグラスは届いていますでしょうか？グラスのご用意をお願いします。」と伝えればよいでしょう。その後に挨拶者の紹介を行ってください。
乾杯の挨拶を行う人選は会社によっても異なるので、事前に上司などに確認をしておきましょう。
新人の挨拶
乾杯の後は、新入社員の紹介と挨拶です。基本的に幹事が紹介を行いますが、新入社員の人数が少ない場合は、1人1人に挨拶や自己紹介、抱負などを発言してもらうこともあります。
幹事が中心となって進めるステップなので、あらかじめ台本を準備しておくと間違いもなくスムーズです。
新入社員に発言をしてもらうなら、「それでは◯◯さん、自己紹介をお願いします！」と、話しやすい流れを作りましょう。
歓談・余興
挨拶が一通り終わったら、歓談・余興の時間へと移ります。歓談中は司会進行の仕事はありませんが、幹事として歓迎会全体に目配り・気配りをすることが欠かせません。
会場の雰囲気に打ち解けられていない人がいないか、体調が悪そうな人がいないか…と、常に気を配ってください。
余興がある場合は、開始の際の司会も必要です。
余興は楽しむためのものなので、司会をする際には明るく、会場を盛り上げるようなトーンで話します。
中締め
歓談・余興がある程度進んだら、中締めの進行をすることも幹事の重要な仕事のひとつです。
中締めは途中で帰らなければならない人への配慮でもあるため、タイムスケジュール通りに行うようにしましょう。
中締めの挨拶は、参加者の中で2番目に高い役職の人にお願いをします。最初の挨拶や乾杯の挨拶と同様に、役職名をつけて挨拶をしてくれる人を紹介してください。
「宴もたけなわではございますが、中締めをさせていただきます。 本日はお忙しい中、お集まりくださいましてありがとうございました。
◯◯部◯◯部長より、中締めの挨拶をいただきます。 それではよろしくお願いいたします。」
盛り上がっている最中の会場ですから、会場を一旦静めるための一言を加えることも幹事の仕事です。
閉会の挨拶
歓迎会が終わる時間になったら、閉会の挨拶を行います。
お店を退店しなければならない時間の少し前になったら、中締めのときと同じように会場を一旦静めて挨拶を始めましょう。
閉会の挨拶は幹事が簡潔に行うケース、上司の挨拶があるケース、一本締めを行うケースと、会社の風潮により違います。
先輩や上司などに、事前に確認しておいてください。また二次会がある場合は、挨拶の後に二次会が始まる時間や場所をアナウンスします。
やること4：会場への気配りをする
進行の仕方の中でも解説しましたが、幹事は歓迎会会場への気配りもしなければなりません。
参加者全員が楽しめるよう、歓談中も常に周囲に目を配るようにしてください。
やること5：余興を元気よく盛り上げる
余興を盛り上げることも幹事の重要な役割のひとつです。余興の盛り上がりは幹事の司会により変わると言っても過言ではありません。
合いの手を入れたり、場の空気を和ませる一言を入れたりして盛り上げましょう。
不安なら事前に台本を準備しておくと、気の利いた一言もつけ加えられて安心です。
やること6：会計を済ませる
忘れてはならない仕事であるのが、会場へのお会計を済ませることです。締めの挨拶が始まるまでにお会計を済ませておきます。
お会計をするときのポイントは、領収書をもらうことと、追加オーダーの明細をもらうこと。
追加オーダーがなければ問題ありませんが、もしあった場合は後に追加徴収しなければなりません。領収書は会計報告で必要となるため、必ず受け取っておいてください。 ※
やること7：二次会へ案内する
二次会がある場合は、二次会への案内も必要となります。締めの挨拶が終わった後で二次会のアナウンスをしますが、直接会場まで案内することも幹事の仕事であるためです。
締めの挨拶の際に会場の外で待っていてもらえれば案内できることを伝えましょう。
スムーズに二次会へと移行できるように、幹事は歓迎会会場から二次会会場への道順もしっかりと把握しておかなければなりません。
やること8：忘れ物がないかチェックする
最後に、会場に忘れ物がないかチェックすることも幹事の仕事です。お酒を飲んだ参加者は、忘れ物をすることが多いもの。
会場を出る前にテーブルの周辺をよく確認して、忘れ物があれば保管しておきます。
テーブルの上だけでなく、椅子やテーブルの下も確認しましょう。
歓迎会後に幹事がやること
幹事になると歓迎会後にもやるべきことがあります。歓迎会が終わったと気を抜くことなく、その後にやるべきことも早めに済ませるようにしてください。
やること1：各所へお礼のメールを出す
まずは各所へお礼のメールを送りましょう。歓迎会で挨拶をしてくれた役職づきの人や、寸志をくれた人へのお礼メールはできるだけ早めに送るべきです。
メールは次のような文章で送ります。
【挨拶を依頼した人への例文】
「お疲れ様です。 先日はお忙しい中、歓迎会へとご出席くださいまして、誠にありがとうございました。
また開会のご挨拶もいただきまして、重ねて御礼を申し上げます。 至らぬ点も多々ありましたが、お楽しみいただけましたなら幸いです。
今後も◯◯部全社員へのご指導を、よろしくお願いいたします。 略儀ではございますが、御礼のメールとさせていただきます。」
【寸志をいただいた人への例文】
「お疲れ様です。 先日はお忙しい中、歓迎会へとご出席くださいまして、誠にありがとうございました。
またご厚志までいただき、ご厚情のほど重ねて御礼を申しあげます。 お陰様で社員同士の交流も深まり、今後の業務連携においても期待が持てそうです。
今後も全社員へのご指導を、何卒よろしくお願いいたします。」
上記は一般的な例文であるため、それぞれの状況に応じて適宜変えてください。
参考にしながら、お礼メールの文章を考えて送りましょう。
やること2：会計の報告をする
会計の報告をすることも忘れてはなりません。歓迎会を行う際には、参加者から料金を徴収しているはずです。
参加費が妥当であったことを示すために、かかった料金の明細を公表し、返金があるなら返金をしてください。
一般的には徴収料金の総額・支出の内訳・支出総額・残金・返料金を公表します。
会計が明確であると歓迎会への信頼度が増し、来年度の参加者が増えることも考えられるでしょう。会計の報告は今後の会開催においても重要な任務です。
やること3：料金の清算をする
会計の報告とともに行いたいのが、料金の精算です。料金の精算では残金の返金だけでなく、追加の徴収が生じることもあります。
たとえばコースとは違うメニューを追加して注文していたり、飲み放題対象以外のドリンクを注文していたりした場合です。
もし当日支払いでありお釣りが用意できていなかったなら、お釣りの返金があるかもしれません。
すべての料金を計算して、過不足がないようにします。明朗会計であることが社内での会の基本です。
楽しい歓迎会にするために意識しておきたいポイント
歓迎会を楽しくし、新入社員や参加者に満足してもらうためには、以下4つのポイントを押さえましょう。
- 歓迎会をスムーズに進める
- 参加者の年齢や立地を考慮して会場を選ぶ
- サプライズを考えてみる
- 宴会場での過ごし方をあらかじめ伝える
歓迎会当日に焦らないためにも、意識したいポイントをしっかり把握しておきましょう。
ポイント①歓迎会をスムーズに進める
歓迎会をスムーズに進行させるためには、タイムスケジュールの管理が必須です。開始時間から終了時間、各プログラムの所要時間を事前に計画し、当日は時間通りに進行できるようにしておきましょう。
また、予期せぬトラブルにも柔軟に対応できるように、いくつかプランを準備しておくと安心です。
こちらの記事では歓迎会をはじめとした宴会の幹事がやることを「開催前」「当日」「開催後」と、段階ごとに分けて詳しく解説しています。
スムーズな進行のためにも事前に流れを把握しておくと良いでしょう。ぜひあわせてご覧ください。
宴会の準備で幹事がやること｜当日のポイントと求められるスキルについて
ポイント②参加者の年齢や立地を考慮して会場を選ぶ
会場選びは、参加者の年齢層や立地、アクセスの良さを考慮して行います。高齢者が参加しやすい場所か、若い人が多い場合はモダンな雰囲気がある場所など、参加者のニーズに合わせた選定が大切です。
また、交通の便が良く、全員が集まりやすい場所を選ぶことも重要です。職場の近くが無難でしょう。
ポイント③サプライズを考えてみる
歓迎会にサプライズ要素を加えることで、参加者にとって忘れられないイベントにすることができます。例えば、新入社員に向けた贈り物や、参加者が楽しめるゲーム、パフォーマンスなどが挙げられます。
サプライズする場合は計画的に準備し、参加者全員に喜んでもらえるよう心掛けましょう。
歓迎会の様子をTikTokで投稿する方法も解説しているのでぜひご覧ください。
関連記事：パーティーの雰囲気をTikTokで投稿する方法！実際の写真を交えながら紹介
ポイント④宴会場での過ごし方をあらかじめ伝える
宴会場での過ごし方を、あらかじめ参加者に伝えておくことも大切です。特に喫煙の可否や靴を脱ぐ必要があるかどうかなど、会場によって異なるルールやマナーを事前に共有しておくと、当日の混乱を避けることができます。
参加者が不快に思わないよう、細かな点にも配慮し、皆が快適に過ごせるよう工夫しましょう。
歓迎会の幹事は計画的に企画を立てよう
いかがでしたでしょうか？歓迎会幹事の役割は多岐にわたり、計画から進行、会場の雰囲気作りまで、参加者全員が楽しめるよう、配慮が求められます。
歓迎会幹事の方は、本記事で紹介した歓迎会をスムーズに、かつ楽しく運営するためのステップとポイントを参考に進めてみてください。
万全な準備と進行で、記憶に残る歓迎会を実現しましょう。
また、歓迎会に関するコラムもございますので、ご覧ください。
関連記事：歓迎会の挨拶で意識したいポイントを解説【例文つき】
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サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
