「同窓会の案内状の例文が知りたい」
「案内状を作る際のポイントは？」
「同窓会の案内状のテンプレートが欲しい」
「LINEでの送り方を知りたい」
など同窓会の案内状について分からないことが多くありませんか？
案内状を作る際のポイントは以下の5点です。
- 参加者リストを作成する
- 案内状のタイプを選択する
- 案内状に記載内容をまとめる
- デザインのラフ案を考える
- 会費について決める
コロナが明けて久しぶりに、大人数が集まる同窓会を開催するケースが増えてきています。
本記事では、同窓会の案内状の例文や、作成時のポイントなどについて解説していきます。
LINEを使っての送り方や案内状のテンプレートも載せているので、ぜひ最後までご覧ください。
同窓会の案内状を作る際のポイント
同窓会の案内状の作成は、数年ぶり数十年ぶりに会う旧友や元同僚との大切な会を開催する為に大切な作業です。同窓会を開催する迄の準備と当日までに沢山することがありますが、同窓会を成功させるためには、案内状の作成は準備のひとつとして重要な作業となります。
同窓会の案内状を作る際のポイントを詳しく解説していきます。主なポイントとしては、上述した以下の5つです。
- 参加者リストを作成する
- 案内状のタイプを選択する
- 案内状に記載内容をまとめる
- デザインのラフ案を考える
- 会費について決める
それぞれ解説していきます。
参加者リストを作成する
同窓会の案内状は、参加人数を決めて参加者リストを作成することで、出席者数や参加者の情報が把握でき、会場や飲食の準備に役立ちます。
また、参加者リストには在籍中の連絡先や現在の職業等を掲載することで、同窓会の交流の輪を広げることができます。
事前に参加者リストを作成することで、同窓会の成功が見込めるでしょう。
タイプを選択する
案内状のタイプは、手作りの写真入りカードや印刷会社で作成したフォーマルなもの、メールやSNSなどのデジタルな形式などがあります。
用途や料金、参加者層などに応じて選択しましょう。
また、情報の伝え方や印象にも影響するため、慎重に選ぶことが大切です。
記載内容をまとめる
記載する重要な内容には、日程・時間・場所、参加費、参加方法、連絡先情報があります。
また、注意事項やドレスコードなど、参加者に周知しておきたいことを明確に伝えることが大切です。
参加者が不明な点や疑問点を持たず、スムーズな参加ができるように工夫しましょう。
デザインのラフ案を考える
デザインのラフ案を考えることは、アイデアを練り上げるとともに、デザインの方向性を決めるために大切です。
色やフォント、写真やイラストなどの要素や配置を考え、全体のバランスや印象を把握しながらデザイン案を検討しましょう。
会費について決める
案内状に記載する参加費は、会場費や飲食費を含めて決定しましょう。
事前の料金や参加者からの貢献金を考慮して決め、明確に記載することで、参加者の負担額を確認しやすくなります。
また、支払い方法や締め切りも記載しておくことで、円滑な参加者管理が可能になります。
地元・地方で開催する場合は、参加者の交通費も考えて、お盆や正月の帰省に絡めての開催も良いと思います。幹事が赤字にならないように気をつけましょう。
同窓会の幹事の方は、以下の記事もご覧ください。
関連記事：同窓会における司会と進行｜成功に導く3つのポイントもチェック
同窓会の案内状に書く文面の例文パターン
次に、同窓会の案内状に書く文面の例文パターンを見ていきましょう。
ここでは、以下の7つに分けて紹介します。
- 基本的な例文
- 丁寧な例文
- 成人式の時に出す例文
- 卒業〇周年を記念した例文
- 〇〇歳の節目の例文
- 先生方に出す例文
- 先生の退職祝いも兼ねた例文
コロナ禍が収束して初めて同窓会を開催する方も多いため、ぜひ文面はそのままコピーしてお使いください。
基本的な例文
同窓会の案内状の基本的な例文は以下の通りです。
「〜校⚪︎⚪︎年度卒業生の皆様へ。
元気してますか？◯◯です。
コロナ禍も収束したため、久しぶりに同窓会を開催する運びとなりました。
日時は△月△日、場所は××ホテルです。
参加費は〜円です。お食事や飲み物も用意しておりますので、お楽しみに！
詳細は添付のチラシをご確認ください。ご連絡、ご参加をお待ちしております。」
丁寧な例文
丁寧な文体の例文は以下の通りです。
「平素よりお世話になっております。
長らくお待たせしましたが、コロナ禍も収束したため、この度、〜校⚪︎⚪︎年度卒業生の皆様向けに同窓会の開催を決定いたしました。
開催日は△月△日で、場所は××ホールとなります。
皆様方のご多幸とご健勝をお祈り申し上げつつ、ご出席を心よりお待ちしております。」
成人式の時に出す例文
成人式の時に出す場合の例文は以下の通りです。
「〜校⚪︎⚪︎年度卒業生の皆様へ。
コロナ禍も収束しこの度、成人式を迎える○○年度卒業生をお祝いするため、同窓会を開催いたします。
日時は△月△日、場所は××ホールにてご案内申し上げます。」
卒業〇周年を記念した例文
卒業〇周年を記念した場合の例文は以下の通りです。
「〜校⚪︎⚪︎年度卒業生の皆様へ。
コロナ禍が収束したこの機会に、卒業から⚪︎周年を迎えることを記念して、同窓会を開催いたします。
日時は△月△日、場所は××ホテルにて行います。
是非、ご参加いただけますようお願い申し上げます。
詳細は後日ご案内いたします。」
〇〇歳の節目の例文
年齢の節目の場合の例文は以下の通りです。
「〜校⚪︎⚪︎年度卒業生の皆様へ。
このたび、⚪︎⚪︎歳の節目を迎える皆様におかれましては、おめでとうございます。
コロナ禍も収束しているこの機会に同窓会を開催し、多くの思い出を共有することを提案いたします。
日時は△月△日、場所は××ホテルにて開催予定です。詳細は後日ご連絡いたします。」
先生方に出す例文
先生方に出す場合の例文は以下の通りです。メールアドレスやLINEを知っている場合は、この文章をコピペして送られた良いです。
◯◯先生へ
大変ご無沙汰しております。◯◯校◯◯年度卒業の◯◯です。
お元気されてますか？当時は、温かくも厳しく指導してくださった◯◯先生におかれましては、改めて感謝の言葉を申し上げます。
コロナ禍が収束した事により、◯◯校◯◯年度卒業生で集まって同窓会を開催する運びとなりました。◯◯先生にも是非この機会に同窓会にご参加いただき、学生時代の想い出を語り合いたくご案内の連絡でございます。
日時は△月△日△時より、場所は××ホテルで開催する予定です。
是非ご参加いただけませんでしょうか？
◯◯校◯◯年度卒業の◯◯より
同窓会の案内状については、以下をダウンロードして内容を編集しご活用ください。
ここまで案内状を発送するまでの例文を紹介しましたが、同窓会の幹事の方は会場を探す必要も出てきます。
同窓会の会場をお探しの方は、会場の手配におすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご紹介します。
同窓会の案内状はLINEで送るのも効率的
先ほど紹介した案内状の例文は、最近では、LINEを使って送るのも効率的です。
そのため、同級生でLINEグループを作ってまとめて送りましょう。先ほどの文章例をコピペして貼り付ければ良いでしょう。
案内を送るうえで、ここからはLINEグループの作り方を紹介します。
- LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
- 【グループ】をタップ
- グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
- 名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
- グループ名を入力したら、「作成」をクリック
それぞれ見ていきましょう。
1.LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
2.【グループ】をタップ
3.グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
4.名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
5.グループ名を入力したら、「作成」をクリック
以上でLINEグループを作成できます。
同窓会の幹事になって、LINEグループを作る際の参考にしてみてください。
LINEスケジュールを使って日程調整をしよう
LINEでグループを作ったら、そのまま日程調整をしましょう。ここからは、LINEを使った日程調整方法を紹介します。
- トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
- 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
- トークに日程が送られます
それぞれ見ていきましょう。
1. トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
2. 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
3. トークに日程が送られます
LINEスケジュールを使って日程調整してみましょう。
同窓会の案内状を出す際の注意点
ここからは、案内状を出す際の注意点を紹介していきます。
主な注意点は以下の3つです。
- 案内状を送る時期
- メールで案内するとき
- 案内状を封入するとき
それぞれ見ていきましょう。
案内状を送る時期
案内状を送る時期は、参加者がスケジュールを確認しやすいよう、早めに行うことが望ましいです。
一般的には、人数規模にもよりますが、同窓会開催予定日の半年〜1年半前に案内することが好ましいとされています。
こちらの記事では同窓会の開催時期や時間帯、注意点などについて解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。
同窓会をいつ開催するべき？頻度や注意点も解説
メールで案内するとき
案内をメールで送る際は、迷惑メール扱いにならないよう件名に注意し、本文も簡潔にまとめて明確に伝えることがポイントです。
また、受信者によってはメールが届かない可能性もあるため、確実に連絡が取りたい場合は複数の方法で案内することを検討しましょう。
案内状を封入するとき
もし、案内状を封筒で送る際は、封入するときに細心の注意が必要です。
封筒に詰め込みすぎず、また、他の資料類と一緒に封入せず分けて封入することで、受け取りやすさを確保しましょう。
また、宛名も丁寧に手書きし、誤字脱字がないように注意しましょう。
案内状に使えるテンプレートサイト
最後に、案内状に使えるテンプレートサイトを2つ紹介して終わります。
- Canva
- Promeo
それぞれ解説していきます。
Canva
Canvaは、無料で使えるデザインツールであり、同窓会の案内状作成に必要なテンプレートが揃っているサイトです。
テキストや画像、図形といった要素を自由に組み合わせてデザインができ、初心者でも簡単に使えます。
また、スマートフォンにも対応しているので、いつでもどこでも編集可能です。
Promeo
Promeoは、同窓会の案内状やイベント告知に使える無料のテンプレートが豊富に揃っているサイトです。
多彩なデザインやフォントが用意されており、ユーザーは簡単にカスタマイズすることができます。
また、日本語にも完全対応しているのが特徴です。
同窓会の案内状の例文を覚えよう
今回は、同窓会の案内状作成法について解説してきました。
基本的には、同窓会のコンセプトを固めた後は今回紹介した例文を応用するのが良いでしょう。
ほかにも「あらかじめリストを作成する」や「案内状の記載内容」や「デザインラフ」などのポイントがあるので、作成の際は参考にしてください。
併せて同窓会に関するブログもございますので、ぜひご覧ください。
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サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
