同窓会の幹事がやることリスト|失敗しない当日の流れも紹介!

公開日:2024.4.26 / 更新日:2024.5.19

同窓会の幹事になったものの、「何からはじめるの?」「どのように進めればいい?」「失敗しないか不安…」とお悩みの方は必見です。

本記事では、同窓会幹事のやるべきことを開催前、当日、開催後に分けて手順を解説。スケジュール管理から会場の打ち合わせ・会費設定、参加者への案内、当日の進行管理まで、同窓会の幹事の押さえるべきポイントを徹底解説していきます。 

この記事を読めば、同窓会の幹事の役割が具体的に理解でき、計画的かつ円滑に同窓会を運営できるでしょう。 

同窓会の幹事が初めにやるべきこととは?

スケジュール作成

同窓会は小学・中学・高校・大学・職場の同窓生を集めての同窓会など様々なパターンがあると思います。そんな同窓会を成功させるためには、計画的に準備を進める必要があります。同窓会の幹事としての初めのステップは、以下3点を覚えておきましょう。 

  • 幹事をやってくれる仲間を集める
  • 開催日を決定する
  • 同窓会のコンセプトを決める

同窓会の準備期間から当日まで、それぞれのやるべきことについて、詳しく見て参考にしてください。

幹事をやってくれる仲間を集める

最初のステップとして、幹事を務めてくれる信頼できる仲間を集めましょう。一人で同窓会の全ての仕事を行うのは困難なため、複数の幹事メンバーを選びます。集める際には、自分の親しい友人だけでなく、性別、クラス問わず幅広く選び、交友関係の広い人を含めることがポイントです。 

特に生徒会長や部活のキャプテン、学校での人気者など、リーダーシップや人望のある人を幹事に誘うと、同窓会の参加者を集める際に効果的です。 

同窓会の開催日を決定する

次に、同窓会の開催日を決定しましょう。準備には最低でも3〜4ヶ月以上の期間を想定すると良いでしょう。また、地方で開催する場合は、大型連休や帰省時期に合わせることで参加者を増やすことができます。 

日程を決めたらそこから逆算して、各種準備のスケジュールを立て、案内状の発送や出欠の締切日などを決めます。 

株式会社Plus One(本社所在地:東京都港区、代表取締役:小田 克文)は、同窓会の幹事をしたことがある方を対象に、「同窓会の幹事経験」に関する調査を行いました。

その結果、同窓会の開催月は8月がもっとも占めており、曜日としては土曜日のディナーが多い結果となりました。

8月はお盆休み、1月は年末年始がまとまった休みをとれやすいため、その時期に開催する方が多いようです。さらに、土曜日は翌日が休みということもありその曜日、時間帯で開催する方が多いことが予想されます。

同窓会のコンセプトを決める

同窓会のコンセプトを決めることは、会の魅力を高め、より多くの同窓生から注目を集めるために重要です。例えば、「30歳記念」「卒業20周年記念」といった節目の年を祝うテーマ、ユニークなアイデアを採用することで、参加者の期待感を高めることができます。 

コンセプトは同窓会の特色を示し、参加者にとって記憶に残るイベントを作り出すための核となります。コンセプトが明確であればあるほど、それに基づいて具体的な計画を立てやすくなり、同窓会全体の質を向上させることができるでしょう。 

同窓会の幹事が計画を立てる際のポイント

同窓会の案内状作成

同窓会の計画を立てる際、幹事は多くの要素を考慮しながら、魅力的なイベントを目指さなければいけません。その際、特に重要なのが以下の9点です。 

  • スケジュール管理をきちんと行う
  • 条件に合う会場(ホテルやレストラン)を選ぶ
  • 適切な会費設定を行う
  • 参加者がわかりやすい案内状を作成・送付する
  • 懐かしさが増すような企画を取り入れる
  • 思い出を残せるように工夫する
  • 当日必要な備品や記念品を用意する
  • 二次会を設定する
  • 当日の流れを頭に入れておく

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

ポイント①スケジュール管理をきちんと行う

同窓会の計画は、スケジュール管理が非常に重要です。十分な準備期間を確保し、各タスクの期限を明確に設定する必要があります。開催日を決定したら、その日に向けて会場予約、招待状の発送、返信の締切、最終的な出席者数の確認など、一連の流れに沿ってスケジュールを立てましょう。 

開催4ヶ月前までには、会場の手配を済ませると良いでしょう。希望の日程で会場を確保できる可能性が高くなります。また、2週間前にはリハーサルを行い、当日の流れを確認することで、スムーズな運営を実現しましょう。 

ポイント②条件に合う会場を選ぶ

次に、会場選びは、イベントの成功に直結する要素です。参加者数、立地、料金、設備など、さまざまな条件を考慮して最適な場所を選びましょう。アクセスが便利で十分な収容能力を持ち、必要な設備が整っていることが望ましいです。 

また、会場の雰囲気が同窓会のコンセプトに合っているかも考慮し、事前に下見を行うことをおすすめします。 

同窓会の会場選びで重要視しているのは、調査より、1位アクセス・2位価格・3位料理の内容という事が分かりました。

同窓会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。Speedy

ポイント③適切な会費設定を行う

会費の設定は、参加者の負担と同窓会の質を決めます。リーズナブルかつ適正な料金設定が必要で、会場のレンタル費、食事や飲み物、装飾や備品の料金など、同窓会にかかる全ての経費を見積もってから決めましょう。幹事が赤字にならない、かつ参加者にとっても負担が大きくない料金が理想です。 

また、会費の回収方法も事前に検討しておきましょう。現金での回収、銀行振込、オンライン決済など、参加者にとって便利で安全な方法を選ぶことが望ましいです。透明性を持って会費の内訳を説明し、参加者が納得して支払えるよう、配慮が必要です。 

参加費として多かったのは、「4,000~5,000円未満」という回答が一番多いことが分かりました。次点で「5,000~6,000円」が来ており、約6割の人が5,000円前後で会費を決めていることが分かります。

ポイント④参加者がわかりやすい案内状を作成・送付する

案内状は、同窓会の第一印象を決定づける大切な要素です。分かりやすく魅力的な案内状を作成しましょう。開催日時や場所はもちろん、どのような服装で参加すればよいか、ドレスコードも明記すると親切です。 

例えばフォーマルな服装を要求する場合、その旨を案内状に記載することで当日の混乱を避けることができます。 

ポイント⑤懐かしさが増すような企画を取り入れる

同窓会では、懐かしさを感じられるような企画を取り入れることで、参加者にとって魅力的な会になるでしょう。学生時代の写真やビデオを集めてフォトムービーを上映する、当時流行していた音楽をBGMとして流す、学生時代を象徴するアイテムを展示するなど、創造性を発揮してください。 

こうした取り組みは、参加者と共有した記憶を呼び起こし、会話のきっかけを作り出すことができます。 

ポイント⑥思い出を残せるように工夫する

同窓会の素晴らしい思い出を形に残すための工夫も重要です。例えば、フォトブースを設置しておしゃれな背景や小道具を用意し、参加者が自由に写真を撮れるようにするなど、色々企画してみましょう。 

思い出の写真は後日、オンラインで共有することで、参加者同士の交流を深めることにもつながります。また、同窓会の記念品として、特製の写真アルバムやグッズを用意するのも喜ばれるでしょう。参加者が家に持ち帰り、同窓会を思い出すきっかけとなるようなアイテムを選ぶことがポイントです。 

ポイント⑦当日必要な備品や記念品を用意する

日程が近づいたら、当日必要な備品をリストアップし、準備を整えましょう。名札、筆記用具、プロジェクター、音響機器など、会場設備の確認も含まれます。 

また、参加者に配る記念品も忘れずに。記念品は同窓会を特別なものにするための大切な要素で、オリジナルグッズや写真集などが考えられます。

ポイント⑧二次会を設定する

一次会に参加できなかった同窓生のことも考慮し、さらに交流を深められるよう、二次会の設定もしておきましょう。一次会よりもカジュアルな雰囲気で、参加しやすいよう工夫すると良いでしょう。 

また、一次会の最後に二次会への案内を行うことで、参加者をスムーズに誘導できます。二次会は同窓会の締めくくりとして、参加者がよりリラックスして楽しめる場を提供するよう心がけてください。 結婚式だけではなく、各種宴会でみんなが楽しめるゲームばかりですので、ぜひあわせてご覧ください。

おすすめの結婚式の二次会ゲーム10選!盛り上がること間違いなし

ポイント⑨当日の流れを頭に入れておく

当日の流れを事前に確認し、頭に入れておくことは、スムーズに進行させるために欠かせません。特にプログラムの開始時間、食事のタイミング、スピーチや余興の時間、集合写真の撮影など、主要なイベントのスケジュールを把握し、必要に応じてタイムキーパーを設定します。

また、役割分担を明確にしておくことで、それぞれの幹事が何をすべきかを理解し、当日の対応を効率的に行えます。全体の流れを把握し、幹事チームで情報を共有することで、同窓会を成功に導きましょう。

日程調整なら「調整さん」がおすすめ

同窓会の幹事を任せられた方は、日程調整をする必要もあるでしょう。

日程調整を行うなら「調整さん」を使うと簡単です。

以下使い方をご紹介します。

  1. 調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく
  2. イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック
  3. URLをLINEなどで参加者に共有する
  4. 参加者の予定入力を待つ
  5. 日にちごと参加できるが分かる

順番に見ていきましょう。

1.調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく

 

3つほど候補を入れておくと、参加者も選びやすくなります。

2.イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック

 

3.URLをLINEのグループなどに共有する

4.参加者の予定入力を待つ

 

URLを開くと、各日ごとで「〇、△、×」で選べるようになっています。参加者は、行ける日を回答していきます。

5.日にちごと参加できるが分かる

 

調整さんは、ベストの候補日を色付きで教えてくれます。

アプリをダウンロードする必要もないため、ぜひ日程調整にご活用ください。

同窓会の当日に幹事が行うこと

同窓会のテーブル

同窓会当日、幹事はさまざまな役割を担い、イベントを円滑に進めるために動いていきます。

  • 会場の準備
  • 受付
  • 進行管理
  • 会費の精算

ここでは、当日における幹事の主なタスクを詳しく解説します。

会場の準備

会が始まる前に、会場を整えることが当日最初にやるべきことです。テーブルや椅子の配置、飾り付け、音響や映像設備のセットアップなどが含まれます。 

会場の雰囲気が同窓会の第一印象を決めるため、計画に沿って美しく、機能的な空間を作り出すことが重要です。また、緊急時の対応を考慮し、避難経路の確認も忘れずに行いましょう。 

受付

受付は、参加者を迎え入れる幹事の仕事です。名簿をもとに参加者の参加確認を行い、名札の配布、プログラムや記念品の手渡しをします。

受付では参加者の質問に対応したり、会場内の案内を行ったりすることも求められるため、親切で明るい対応を心がけましょう。

進行管理

同窓会が開始されると、幹事は進行管理に徹します。時間に合わせたプログラムの開始、スピーカーや余興の調整、食事や休憩時間の管理などが含まれます。

特に、集合写真の撮影など記念撮影は、参加者が楽しみにしている要素の一つです。スムーズに進行するよう事前に計画を立て、必要に応じて他の幹事と連携しましょう。

会費の精算

終了時は、会費の精算を行います。事前に集めた会費の確認、当日払いの受け取り、そして会場やサービスの支払いなどが含まれます。会費の管理は透明性が求められるため、正確かつ慎重に行うことが重要です。

また、会計の記録を残しておくことで、後日の精算や報告がスムーズに行えます。

開催後に幹事がやるべきことはあるのか

同窓会風景

同窓会が無事に終わった後も、幹事の役割はまだ終わりません。参加者に対する感謝の気持ちを伝えることや、イベントの記録の共有など、開催後に行う重要な作業があります。

これらの作業は同窓会をより記憶に残るものにし、次回以降のイベントへの良い橋渡しとなります。

参加者に感謝の気持ちを伝える

同窓会が成功するのは、参加者一人ひとりのおかげです。イベント終了後はメール、SNS、または郵送などを利用し、参加者全員に感謝の気持ちを伝えましょう。感謝の気持ちは、参加者が同窓会に良い印象を持って帰るための大切な要素といえます。

また、次回の同窓会や他のイベントへの参加を促すためにも効果的です。この際、フィードバックを求めることで、次回の同窓会をより良いものにするための参考にもなるでしょう。

写真や動画を共有する

幹事として同窓会を成功させるためには、コミュニケーションで関係者と情報を共有し、事前準備は余裕を持って行いましょう。また、会計管理は透明性と正確性を持ち、当日の流れは柔軟に対応しつつ、計画通り進行することが重要です。

当日は参加者のプライバシーに配慮し、個人情報や写真・動画の扱いには特に注意を払います。これらを心掛けることで、円滑なイベント運営が可能になるでしょう。

同窓会の様子をTikTokで投稿する方法も解説しているのでぜひご覧ください。

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幹事の仕事における注意点

同窓会風景

同窓会を成功させるためには、関係者と情報を共有し、事前準備は余裕を持って行いましょう。また、会計管理は透明性と正確性を持ち、当日の流れは柔軟に対応しつつ、計画通り進行することが重要です。

当日は参加者のプライバシーに配慮し、個人情報や写真・動画の扱いには特に注意を払います。これらを心掛けることで、円滑なイベント運営が可能になるでしょう。

同窓会の幹事は準備が大切

同窓会風景

いかがでしたでしょうか。同窓会の幹事の仕事は計画から当日の運営、開催後のフォローアップまで多岐にわたります。

本記事で紹介した幹事のやるべきことをチェックし成功に導きましょう。同窓会の成功は、計画的な準備とチームワークから始まります。

併せて同窓会に関するブログもございますので、ぜひご覧ください。

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サイト監修者

監修者の写真

⼩⽥ 克⽂

株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー

《略歴》

⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会(同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会)MICE 案件(会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー)などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。


著者SNS:Instagram Facebook YouTube
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典:観光庁ホームページ

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※2024年5月5日プロフィール更新

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