送別会の幹事がやること|計画の立て方を紹介

公開日:2024.1.17 / 更新日:2024.5.14

送別会の幹事になり、「どのように会の準備を進めるべき?」「どんな準備が必要?」と疑問に思っている方は必見です。

幹事になった方は以下の手順で準備を始めていきましょう。

  • 参加者の確認・幹事のチーム編成
  • 日程調整
  • 会場の見学・選択
  • 挨拶の依頼
  • 参加者への案内
  • プレゼントの用意
  • 会場の下見・リハーサル

本記事では、送別会幹事が初めにやることから、当日までの準備、送別会の企画・計画の立て方、そして、送別会を開催するに当たっての会を盛り上げる企画アイデアまで、段階ごとに詳しく解説しています。

この記事を読めば、送別会の幹事としての役割が具体的にわかり、当日の会がスムーズに進行できるでしょう。

送別会の幹事になったら初めにやることは?

送別会でビュッフェを取る様子

送別会の幹事は、お別れする方へ感謝の場を伝える大切な会を準備する大切な役回りとなります。幹事の準備次第で、送別会の雰囲気や送別者の方への労い感が変わってきますので、本記事を参考にして最高の送別会となるよう進めましょう。まずは早速、送別会の幹事のやる事を見ていきましょう。

初めにやることは、スムーズに準備を進めるための行動と計画を整理し、実行に移すことです。

  • 参加者の確認・幹事のチーム編成
  • 日程調整
  • 会場の見学・選択
  • 挨拶の依頼
  • 参加者への案内
  • プレゼントの用意
  • 会場の下見・リハーサル

ここでは、送別会を成功へと導くための必要な準備について解説していきます。

参加者の確認・幹事のチーム編成

送別会の幹事に任命されたらまず、イベントの規模を把握し参加者リストを作成します。参加者を確認することで、必要なもの、会場の規模を把握することができます。

送別会が大規模なものであれば、2〜3人のチームを組んで効率よく準備を進めることが望ましいでしょう。チームを組む際は、各人の得意分野や負担を考慮し、裏方、会計などの役割を分担しましょう。

チームが決まったら、グループLINEや共有チェックリストを活用し、情報共有を行います。これにより、準備過程でのミスやトラブルを防ぎ、効率的な準備を進めることができます。役割を分担することで、幹事一人にかかる負担も減り、スムーズに準備が進められるでしょう。

日程調整

送別会の幹事の仕事として、参加者の日程調整することは重要な仕事です。まずは送別会の主賓の都合を最優先に考え、2~3個の候補日をピックアップしましょう。次に、組織のトップや上司などのスケジュールを確認し、出席できる日を押さえます。

候補日が決まったら、参加者全員の都合を調べ、最も多くの人が参加できる日を選定します。関係の深い人たちが参加できる日を優先することも検討してください。大人数の日程調整は複雑で時間がかかるため、無料の日程調整ツールや出欠管理ツールを活用することで、効率的に日程調整が進められます。

会場の見学・選択

送別会を成功させるには、会場選びが大切です。参加者の希望や主賓の好みを確認し、参加者全員が満足できる会場を選ぶことを意識しましょう。特に主賓の好みや、未成年者の参加、アルコールが得意でない参加者などの要望に応じ、料理やドリンクメニューが充実している会場を選びましょう。

会場選定では、送別会シーズンは要注意です。他団体に取られないよう、可能な限り早く会場を押さえるようにしてください。

料理のジャンル、会場の雰囲気、アクセスの良さ、必要な機材の有無など、多角的に情報を収集し、適切な会場を見つけましょう。前年度の幹事から情報を収集し、料金の目安を立てるのも良いでしょう。

送別会とは逆の歓迎会の幹事に任命された時は、こちらの記事を参照下さい。歓迎会における幹事の役割と意識したいポイント!

送別会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。

挨拶の依頼

挨拶の依頼も欠かせない重要な仕事の一つです。挨拶は送別会の流れと雰囲気を作る、大切な役割を果たします。まずは、挨拶の順番とそれぞれの挨拶者を確定させましょう。

それぞれの挨拶を誰に依頼すればいいかは、以下を参考にしてください。

乾杯の挨拶|主賓の直属の上司

贈る言葉|主賓と関わりの深い上司や同僚

花束やプレゼントの贈呈|主賓の部下や親しい同僚

主賓の挨拶|送別される本人

締めの挨拶|参加者の中で2番目の役職の人

挨拶者が決まったら、送別会の1~2週間前には依頼し、挨拶をする趣旨と時間(2〜3分程度)を伝えておきます。そうすることで挨拶者が内容を準備しやすくなり、当日のスムーズな進行につながります。

参加者への案内

送別会の準備が進み、日程や会場が決定したら、次は参加者への案内が重要なタスクとなります。案内は参加者全員に正確な情報を提供し、スムーズな出席を促すためのものです。

案内メールは、主賓とその他の参加者とで内容が異なることに注意し、次の項目を必ず記載しましょう。

日時|いつ開催されるか

会場の場所|どこで開催されるか、会場の名称

会場へのアクセス方法|最寄り駅や店への地図を含める

参加費|いくらかかるのか、支払い方法も記載

集金方法|当日集めるのか、事前振込か

緊急連絡先|幹事の連絡先

案内メールや出欠確認は、確実に情報を伝達します。主賓や上位役職の方には、直接的なコミュニケーションで日程を確認しましょう。

関連記事:送別会の案内状に書く内容とポイント・テンプレートを紹介

プレゼントの用意

送別会では主賓・送られる側の方に贈るプレゼントが欠かせません。プレゼントに関して特にルールはありませんが、主賓の性格、趣味、今後の予定などを考慮して選ぶと良いでしょう。仲の良い同僚や友人に相談しながら、主賓が喜ぶアイテムを決定しましょう。

無難で実用的なプレゼントとしては、名刺入れ、手帳、ボールペン、ブックケースなどの事務用品が挙げられます。次の仕事先でもご活躍いただくために活用いただけるため、送別会のプレゼントとしては定番です。

また、花束やその他の記念品を用意する場合も料金に応じて選び、参加者全体の合意のもとで決定しましょう。

会場の下見・リハーサル

送別会の成功は事前の準備にかかっています。そのため、会場の下見とリハーサルは幹事の重要な仕事と言えます。

まず、会場の下見では実際に会が行われる場所を確認し、会場のレイアウト、音響や照明、プロジェクターなどの設備、そして会場の雰囲気を把握します。この際、必要に応じて会場のスタッフとのコミュニケーションも忘れずに、当日の流れについても確認しましょう。

次にリハーサルを行うことで、当日のタイムテーブルを頭に入れ、各関係者の動きをスムーズにします。特に挨拶、余興、プレゼント贈呈、主賓の挨拶などの時間配分を念入りに計画しましょう。

送別会の日程調整なら「調整さん」が楽ちん

日程調整を行うなら「調整さん」を使うと簡単です。

以下使い方をご紹介します。

  1. 調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく
  2. イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック
  3. URLをLINEなどで参加者に共有する
  4. 参加者の予定入力を待つ
  5. 日にちごと参加できるが分かる

順番に見ていきましょう。

1.調整さんを開いて、カレンダーにスケジュールを入れていく

 

3つほど候補を入れておくと、参加者も選びやすくなります。

2.イベント名やメモを入力して「イベントを作る」をクリック

3.URLをLINEのグループなどに共有する

4.参加者の予定入力を待つ

URLを開くと、各日ごとで「〇、△、×」で選べるようになっています。参加者は、行ける日を回答していきます。

5.日にちごと参加できるが分かる

調整さんは、ベストの候補日を色付きで教えてくれます。

アプリをダウンロードする必要もないため、ぜひ日程調整にご活用ください。

送別会の料金の相場

送別会乾杯前の様子

送別会の一般的な参加費の相場は、一人当たり3,000円〜5,000円です。料金は参加人数や送別会の内容によって変動します。場合によっては5,000円以上になることもあるため、参加者の負担と満足度を考慮しながら、バランスを取りましょう。

参加費には飲食代、花代、プレゼント代などが含まれ、総額を参加者で割りますが、主賓からは参加費を徴収しません。一般的なマナーであり、主賓への敬意を表すためです。

料金を抑えるために、予約サイトのクーポンや早割などの特典を活用するのも一つの方法です。

当日に焦らない!送別会の計画の立て方

送別会で使うグラスの様子

送別会を計画する際、事前の準備を徹底することで、当日に焦ることなくスムーズに会を進行させることができます。そのためには、以下3つのポイントを押さえてください。

  • 参加料金の回収方法を考えておく
  • 飲み会の料金は消費税込みの料金を集める
  • 二次会の開催を考えておく

参加者を混乱させないためにも、しっかり把握しておきましょう。

幹事を務めることは、多くの責任と努力を要求されますが、同時にさまざまなスキルを磨く絶好の機会でもあります。

こちらの記事では送別会をはじめとした宴会の幹事がやることを「開催前」「当日」「開催後」と、段階ごとに分けて詳しく解説しています。ぜひあわせてご覧ください。

宴会の準備で幹事がやること|当日のポイントと求められるスキルについて

参加料金の回収方法を考えておく

参加費は飲食代のみならず、プレゼント代や花代も含めて料金を計算し、一人当たりの負担額を決定します。回収方法としては、当日現金で集める方法、事前に銀行振込やデジタル決済を利用する方法などがあります。

可能な限り事前に集めておくと、当日の混乱を避けられるでしょう。

飲み会の料金は消費税込みの料金を集める

飲み会の料金を計算する際は、消費税を含んだ総額で集めることが重要です。事前に会場やプランを確認し、消費税込みの料金を把握しておくと、参加料金の計算がスムーズになります。

また、参加者には具体的な料金を事前に伝えておくことで、当日の混乱を避けられるでしょう。

二次会の開催を考えておく

送別会後に二次会を行う場合は、一次会と同様に事前の計画が必要です。二次会を行うかどうか、場所、時間、料金などを事前に検討し、可能であれば予約をしておくことが望ましいです。

二次会の計画も参加者に事前に周知しておき、参加希望者を確認しておきましょう。二次会の参加費も含めて料金を適切に計算し、参加者の負担を考慮した上で準備を進めます。

また、二次会に関するコラムもございますので、ご覧ください。
関連記事:おすすめの結婚式二次会ゲーム10選!盛り上がること間違いなし
関連記事:結婚式二次会にはどのような服装で行くべき?会場別のおすすめを紹介

送別会を盛り上げるおすすめの企画アイデア

送別会を特別なものにするには、参加者全員が楽しめるユニークで心温まる企画が欠かせません。ここでは、送別会を盛り上げるための企画アイデアを紹介します。

  • フォトムービー
  • ミニアルバム
  • ゲーム・余興

これらのアイデアを取り入れ、送別会を忘れられない素敵な時間にしましょう。

アイデア①フォトムービー

フォトムービーは、主賓の思い出の写真やメッセージを動画やスライドショーにして上映する企画です。参加者からのメッセージや選曲を加えることで、より感動的な時間を演出できます。

近年は無料の動画編集アプリも多く、手軽に美しいムービーを作成できるのが魅力。上映時はスクリーンやプロジェクターが必要になる点に注意しましょう。

アイデア②ミニアルバム

ミニアルバムは、主賓との思い出を形に残すプレゼントとして最適です。手作りのアルバムはテープやシール、スタンプなどを使った装飾が可能で、一言メッセージを添えることで感謝の気持ちも伝えられます。

また、ミニアルバムは料金を抑えつつ、心のこもった贈り物を作成できる点が大きなメリットです。

アイデア③ゲーム・余興

余興やゲームは、送別会の雰囲気を和ませ、参加者を楽しませるのに効果的です。ビンゴゲームやお絵描きゲーム、ジェスチャーゲームなどは、特別な準備を必要とせず、手軽に実施できます。

また、有志による演奏やダンスなどの出し物も、会を一層盛り上げることができるでしょう。ただし、企画は主賓の性格や好みを考慮し、押し付けがましくないようにすることが重要です。

送別会の様子をTikTokで投稿する方法も解説しているのでぜひご覧ください。

関連記事:パーティーの雰囲気をTikTokで投稿する方法!実際の写真を交えながら紹介

送別会の幹事が意識しておくこと

送別会の乾杯の様子

送別会の幹事として任命されたら、事前の準備だけでなく、当日の進行と開催後のフォローアップにも細心の注意を払う必要があります。以下で、幹事として送別会を成功へと導くための重要なポイントを解説します。

  • 当日の進行を頭に入れておく
  • 開催後に感謝の気持ちを伝える

幹事を担当する方は、必要な準備を併せて理解しておきましょう。

幹事は当日の進行を頭に入れておく

送別会の成功は当日のスムーズな進行にかかっています。開始から終了までの全体の流れをしっかりと把握し、各段階での時間配分も考慮に入れましょう。挨拶、乾杯、会食、プレゼントの進呈、各種スピーチなど、各段階の目安時間を設定しておくことで、無駄なく進行できます。

また、突然の無茶振りにも対応できるよう、簡単なスピーチの準備もしておくと安心です。タイムキーパーとしての役割も忘れずに、全体を円滑に進めましょう。

開催後に感謝の気持ちを伝える

送別会が終わったら、参加者や協力してくれた関係者へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。主賓はじめ、参加者や挨拶をしてくれた上司、会計の手伝いをしてくれた同僚など、お礼のメールや言葉で感謝を表しましょう。

また、会計報告や忘れ物の連絡も迅速に行い、幹事としての責任を全うします。感謝の気持ちを伝えることで、送別会の印象がさらに良くなり、参加者全員の記憶に残る素晴らしい会になるでしょう。

送別会の幹事は準備と共有が大切

送別会のプレゼント

いかがでしたでしょうか。送別会の幹事がやるべきことや、当日に焦らないためのポイントがおわかりいただけたかと思います。

送別会の幹事は大変な役割ですが、徹底した準備と当日の配慮、そして開催後のフォローアップを行うことで、全ての参加者にとって思い出深い会となるでしょう。

本記事で紹介したポイントを心がけ、一生の思い出に残る送別会を実現させてください。

また、送別会に関するブログもぜひご覧ください。

関連記事:送別会の流れや司会進行【台本つき】花束贈呈の挨拶例
関連記事:送別会の案内状の内容とポイント!テンプレートも紹介
関連記事:送別会の挨拶おすすめメッセージは?【テンプレ付】
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サイト監修者

監修者の写真

⼩⽥ 克⽂

株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー

《略歴》

⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会(同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会)MICE 案件(会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー)などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。


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2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典:観光庁ホームページ

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※2024年5月5日プロフィール更新

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