「同窓会の会場選びで失敗したくない」
「何を基準に選べば良い？」と悩んでいる幹事の方もいるのではないでしょうか。
会場選びでは、以下5つの確認が必要です。
- 口コミ・評判
- 料理の内容
- サービス対応の質
- キャンセルや人数変更が発生した際の対応
- 設備の充実度
本記事では、同窓会の幹事になった方が確認しておきたい会場の選び方を紹介します。会場選びで確認すべきことや押さえておきたいポイントなどが分かるようになるので、ぜひご覧ください。
同窓会の会場を選ぶ前に決めておくこと
同窓会の会場を検討する際、会場探しから始めるのではなく先に決めておかなければならないことがあります。参加人数とアクセス、開催内容、料金を確認しておきましょう。それぞれポイントを解説します。
参加人数
ある程度参加人数が明確にならないと、どの会場を選ぶべきか見えてきません。もちろん予定していた通りの人数が集まるとは限りませんが、ある程度の目安が必要です。
例えば、15人程度であれば、レンタルスペースや居酒屋でも良いでしょう。一方で、30人以上参加することを想定しているのであれば、ホテルなども選択肢に上がります。
会場によって予約を取らなければならない時期や料金も変わってくるので、先に参加人数から考えておくのがおすすめです。
アクセス
会場へのアクセスも重要です。必ずしも学校の近くのエリアを選ぶ必要はありません。
確かに学校に通っていた当時はみんな近くに住んでいたはずですが、現在もそうとは限らないからです。
アクセスしやすい都心部を選ぶのも一つの選択肢といえます。特に学校の近くのエリアに同窓会で利用できそうなお店が少ない場合はその他のエリアも検討してみましょう。
開催内容
開催する同窓会の内容や、ある程度余興を考えておきます。例えば、プロジェクターを使ったビデオメッセージを流す場合などはそのための設備が整っているところを選ばなければなりません。
開催する余興によっても必要な会場の大きさが変わってきます。
料金
同窓会の内容が良くても会費が高すぎると参加者が減ってしまう可能性があるので、料金を抑えられる会場を選ぶことも大切です。料金重視だと居酒屋が選択肢に挙がりますが、料理やサービスの質を考えるとホテルやレストランも人気です。
参加者がどの程度の料金であれば無理なく参加できるのかから考える必要があります。
同窓会の会場選びで確認すべきこと
同窓会の会場を決定する前に確認しておきたいことがいくつかあります。会場選びをする際は、以下の5つを先に確認しておきましょう。
口コミ・評判
利用を検討している会場の口コミや評判を調べてみると、実際に利用した方のリアルな感想が見えてきます。
例えば、ホームページ上では料理やサービスの質が非常に高そうに見えても、口コミでは異なる感想が見えてくることも珍しくありません。
実際に利用した方でなければわからないこともたくさんあります。口コミサイトのほか、SNSなども活用して情報を集めましょう。
料理の内容
同窓会に参加する方の多くは、おいしい料理を楽しみにしています。そのため、料理の質が高い会場を選びたいところです。料理の内容だけではなく、種類や量、ドリンクの充実具合なども確認しておきましょう。
また、立食形式と着席形式のどちらにするのかも早い段階で検討が必要です。
サービス対応の質
会場の雰囲気や料理の内容が良かったとしても、サービス対応の質が悪いとそこばかり思い出に残ってしまう可能性があります。接客態度が良いかは事前に口コミを中心に情報を収集しておきましょう。
予約する際にお店とやりとりをすることがありますが、その際の対応もよく確認しておくことが大切です。
キャンセルや人数変更が発生した際の対応
同窓会は多くの方が参加することになるので、そのうちの何人かが急に予定が変わり、キャンセルになることもあります。また、参加できない予定だった方が参加可能になり、人数が増えるケースも珍しくありません。
こういった場合にキャンセル・変更時の対応を確認しておきましょう。いつまでに伝える必要があるのか、どの程度までなら変更が可能なのか確認しておくことが重要です。
また、参加予定者に対してはキャンセル料が発生する前の段階で再度参加の可否を確認しておきましょう。
設備の充実度
プロジェクターやマイクなど、何らかの設備を必要とする場合は、設備の充実具合も確認が必要です。同窓会は盛り上がって大きな声を出してしまうこともあるので、防音設備が整っているかも確認しておきましょう。
同窓会を成功させるために押さえておきたいポイント
同窓会を成功させるためには、しっかりとした準備が必要です。ここでは、同窓会を成功させるためのポイントを4つ解説します。
ポイント①会場は必ず下見する
予約を決定する前に会場の下見を済ませておきましょう。ホームページ上に掲載されている写真と、実際の雰囲気が全く異なるケースもあります。
幹事全員で下見に行きたいところではありますが、難しい場合も一人ではなく、何人かで下見しましょう。
下見の際、会場の内部も確認する場合は予約が必要になることもあります。可能であれば、以下を確認しておきましょう。
【下見の際に確認したいこと】
- 駅からのアクセス
- お店がある場所のわかりやすさ
- 会場の広さや雰囲気
- 必要な料金
- 開催を予定している日の空き状況
- 持ち込みの可否
- 設備
- 駐車場
わからないことや気になることは、すべて下見の際に確認しておくと良いでしょう。
ポイント②オンライン配信も視野に入れる
同窓会に参加したいけれど、都合が悪くて参加できない方もいます。そういった方に喜ばれるのが、オンラインでの参加です。
ビデオ通話が利用できるツールを準備しておくと、会場に直接足を運べなかった方も参加を検討しやすくなります。
オンライン配信を行う場合はそのための設備が必要なので、会場選びの段階から注意しておかなければなりません。
ポイント③アルコールの有無を判断する
成人年齢が引き下げられたこともあり、地域によっては18歳で成人式を開催することもあります。成人式の後に同窓会を行う場合、参加者が20歳未満なのであればソフトドリンクの種類が豊富に用意されている会場を選択しましょう。
20歳の成人式で同窓会を行う場合はアルコールの種類が豊富な会場を選びたいところです。
ポイント④半年〜1年前から準備を始める
同窓会の失敗でよくあるのが、準備の時間が足りなかったケースです。会場の選び方を調べているうちに時間が過ぎてしまうこともあるので、遅くとも開催の半年〜1年前からは準備を始めておきましょう。
具体的な準備の流れは以下で解説します。
【成人式】同窓会の幹事がすべきこと
同窓会の準備に時間が足りなかったといったことがないように、余裕を持って準備を進めておきましょう。
ここでは、1月に開催する成人式の同窓会を例に、幹事がすべきことを解説します。それぞれの準備を始めるべきタイミングなども参考にしてみてください。
運営メンバーを募る：3～4月
夏頃から運営メンバーを募っておきましょう。3～4月頃にある程度運営メンバーが決まっていれば、そのあともスムーズに進めやすくなります。
誰が運営メンバーになるのかが同窓会の成功を大きく左右するので、慎重に検討が必要です。
例えば、各部活の部長や、クラスの中でも人気があった人物を運営チームに招き入れましょう。
そもそも、同窓会の幹事は誰が行うのかというと、基本的に準備に時間を取ることが可能で快く引き受けてくれる人にお願いすることになります。やらなければならないことがたくさんあるので、一人ではなく、数人で同窓会の企画を考えましょう。
できれば多くの同級生と繋がっている人物を運営メンバーにすると、参加者を集めやすくなります。運営メンバーが決まったら一度実際に会い、どのような同窓会にしていくか、どういったスケジュールで進めていくか決めておきましょう。
同窓会の開催を告知する：9月
近年はLINEを活用して同窓会開催の告知をするケースが増えてきています。LINEグループを作成し、同窓会に関する告知をしましょう。
その上で「成人式後に同窓会をするからグループLINEに参加して欲しい」と呼びかけておきます。
同級生を探すのに役立つLINEアプリなどもあるので、うまく活用してみてはいかがでしょうか。
LINEグループの参加者を少しずつ集め、あとは同窓会のことを聞いていなさそうな人に呼びかけてもらうなどして、情報を届けていきます。この段階で出欠を確認しておく必要はありませんが、何人程度グループに参加しているか確認することで参加人数の目安が見えてくるはずです。
会場を決めて予約する：9月（近年では、もっと早めに予約した方が予約がとれやすいです）
ある程度の参加人数が見えてきたら、会場を決めて予約を済ませておきます。特に人気の会場は早めに予約が埋まってしまうので、注意しましょう。弊社が運営する同窓会の会場を検索できるサイト「Speedy」の利用状況を分析すると人数を予測して1年前くらいから会場を予約する幹事様が多数いらっしゃいます。
実際に出欠を確認してみないと具体的な人数がわからないので、予約する際は○○～○○人と幅を持たせる必要があります。
進行や余興を決める：10～12月
進行や余興を検討しましょう。幹事や運営グループで考えていくことになります。
また、LINEグループで案を募るのも良いでしょう。余興の景品を用意する必要がある場合は、こちらも検討しておかなければなりません。
出欠を確認する：12月
12月頃には最終的な出欠確認を行います。LINEグループであれば、簡単に出欠の確認ができます。
投票機能なども活用しましょう。
リハーサルを行う：12月
可能であれば会場に足を運び、実際にリハーサルを行います。参加の受け付けから具体的な進行、会計まで一通り確認しておきましょう。
問題点が見つかった場合は、工夫や改善が必要です。リハーサルは特に必要なく開催される会も多いです。
会場は選び方のポイントを確認した上で決めよう
いかがだったでしょうか。同窓会会場の選び方に関するポイントを解説しました。押さえておきたいポイントなどがご理解いただけたかと思います。
人気の会場は早めに予約が埋まってしまうので、早期に会場選びに取り組むことが重要です。
どのような会場が良いのかわからず悩んでいるのであれば、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご活用ください。全国のおしゃれパーティー会場や宴会場から検索可能です。
併せて同窓会に関するブログもございますので、ぜひご覧ください。
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サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
