「忘年会で幹事を任されたけど、何するの？」
「成功させるには？」
「幹事がやる具体的な準備は？」
コロナが明けて久しぶりに忘年会を行う企業も多いのではないでしょうか？
幹事を行う方は事前準備が大切です。以下が準備項目となります。
- 日程を調整する
- 料金を決める
- 会場を予約する
- 招待状・案内を送る
- 食事や飲み物を手配する
- 当日のスケジュールを決める
- 参加者の席を決める
- 挨拶やスピーチの内容を考える
- 余興を企画する
- 参加者の出欠を確認する
- 前日に参加者へリマインドメールを送る
今回は、忘年会における幹事の役割、成功させるポイント4つ、具体的な準備について詳しく解説させていただきます。
任命された方は、ぜひ最後までご覧ください。
そもそも忘年会の幹事の役割とは？
忘年会における幹事は、忘年会イベントを成功させるために企画から後始末まで取り仕切る人のことを指します。
日程を決める、会場を予約する、料金を計算する、当日の段取りを考えるなど、多くの役割や仕事があります。
そのため、計画を立てる力や、色々なことを同時に進行させる力が求められます。
幹事は期待されている証
また、幹事に選ばれるということは、その人が仕事ができると評価されている、またはこれからの活躍を期待されているからです。
一部の人は「飲み会の準備だけ」と軽く考えてしまうかもしれません。
しかし、実際は幹事としての業務はとても重要です。
そのため、幹事の仕事をただの付加的なものと考えず、本来の業務と同じように真剣に取り組むことが大切です。
そうすることで自分の実力をアピールでき、社内での評価も上がることでしょう。
幹事の仕事は大変に感じるかもしれませんが、自分の能力を見せるチャンスでもあります。
前向きに取り組み、自分自身を成長させるきっかけとして捉えると良いでしょう。
忘年会を開催する目的
忘年会を開催する目的は、社内、社外、地区開催など、参加する人によって異なります。
それぞれの目的について見ていきましょう。
社内で開催する目的
社内で忘年会を開催する目的は、一年の締め括りに社員たちの努力を称えるためです。
部署ごとで行われる忘年会など、会社が料金をサポートする場合は、明確に「社員のための忘年会」と言えます。
社員への感謝や一年間の成果を祝う意味も込められています。
そのため、忘年会では上司から部下に対し、感謝の言葉を伝えることが多いです。
さらに、社員に楽しんでもらうため、ビンゴゲームなどのイベントが企画されることもよくあります。
景品が用意されますが、社員の頑張りを労うためのものです。
このように、社内での忘年会は社員が一年の疲れを忘れて楽しむことを目的としています。
社外を交えた忘年会の目的
11月末に差し掛かると、多くの会社が取引先との忘年会の準備を始めます。
取引先からの忘年会の招待を受けたり、他社に声をかけたりする経験がある方もいるでしょう。
取引先との忘年会は、ただ楽しむためだけのものではありません。
「今後も一緒に良い関係を築きたい」という気持ちが込められています。
そのため、社外との忘年会は「来年もよろしくお願いします」といった目的で開催されます。
そして、取引先との忘年会でもゲームや景品などの企画は欠かせません。
関係が浅い相手だとしても、楽しい時間を共有することで親しみを深めるためです。
地区で忘年会を開催する目的
地区やプライベートでの忘年会は、会社や取引先とは異なる、より親しみやすい雰囲気での交流の場となります。
主な目的は、近隣住民や友人・知人との絆を深めること、そして一年の終わりを共に楽しむことです。
地区での忘年会は、同じ地域に住む人々が顔を合わせる大切な機会となります。
近所同士の情報交換や、地域の出来事を振り返る場としても機能します。
また、忘年会を通じて地域の団結力を高める、新たな地域活動の提案や意見交換することも可能です
プライベートで忘年会を開催する目的
一方、プライベートでの忘年会は、友人や知人との親密な時間を持つためのものです。
忙しい日常から一息つき、共に過ごした一年を振り返りながら、楽しい時間を過ごすことができます。
また、こうしたプライベートな場では、普段話せないような深い話や、新たな計画を立てることもできるでしょう。
忘年会の準備を始めるタイミング
忘年会のシーズンは12月中旬がピークですが、準備を始めるタイミングは早めがおすすめです。
12月の初め頃（特に第1週と2週の金曜日）は、多くの人たちがお店の予約を始めるため、希望のお店がすぐに埋まってしまいます。
特にオフィス街に位置する会社は競合が多いため、早めの行動が肝心となります。
少人数の場合
12月に少人数で予定している場合、当日の2ヶ月前を目安に準備し始めましょう。
10月中旬を目処に予約することで、希望のお店で開催できる可能性が高まります。
また、コースの変更やアレルギー対応などの細かい要望にも対応してもらいやすくなるため、お店の予約に関しては2ヶ月前が適していると言えます。
大人数の場合
12月予定の忘年会で、大人数の会場探しは、1〜2ヶ月前では既に予約がいっぱいとなる事も考えられます。
大人数の場合は特に、個室を完全に貸し切る形も多いため、予約はさらに早めに行うことが推奨されます。
具体的には8月〜9月にお店の候補を絞り込み、9月〜10月に予約を済ませ、12月に忘年会を開催するのが理想的なスケジュールと言えるでしょう。
かなりの大人数（100名以上）の場合は、半年〜１年前に予約を済ませる事もお勧めです。
忘年会を成功させるためのポイント
幹事に任命されたからには、忘年会を成功させたいはずです。
忘年会を成功させるためには、以下のポイントを押さえましょう。
- 明るく元気に話す
- 当日の流れを把握しておく
- 起こりうるトラブルを想定しておく
- 協力者を募っておく
それぞれ解説していきます。
明るく元気に話す
忘年会は一年の締めくくりの場として、参加者全員が和気あいあい過ごすのが理想です。
そのため、幹事は挨拶や参加者とのコミュニケーションで、明るく元気に話すことを意識しましょう。
積極的に話題を提供し、場の雰囲気を盛り上げることで、全体のムードが明るくなります。
特に初対面の人や普段あまり話さない人が参加する場合、前向きな態度でコミュニケーションを取りましょう。
また、一人で孤立している人がいないかなど、全体への配慮が必要です。
当日の流れを把握しておく
当日の進行がスムーズに行われるよう、事前に流れをしっかりと把握しておくことが必須です。
具体的なスケジュールやタイムテーブル、乾杯の挨拶から最後の締めの言葉まで、どのように進めるかを明確にすることで、参加者にも安心感を与えることができます。
また、段取りを確認しておくことで、突発的なトラブルや予期せぬ遅延などを最小限に抑えることができます。
起こりうるトラブルを想定しておく
どんなに完璧な計画を立てても、忘年会中に予期せぬトラブルが発生する可能性があります。
飲み物のこぼれ、騒音、飲み過ぎでの体調不良など、起こりうるトラブルを想定し対策を練っておくことで、万が一の状況でも冷静に対応できるでしょう。
協力者を募っておく
忘年会の準備や当日の運営は、一人で行うのは非常に大変です。
事前に協力してくれる人を募り、役割分担を行うことで、スムーズな運営が期待できます。
また、複数の人が情報を共有しておくことで、意見交換やアイデアの共有が容易になり、よりクオリティの高い忘年会を実現することができるでしょう。
可能であれば、写真撮影や余興、スピーチなどの役割分担もしておきましょう。
前日までに幹事が行う準備
忘年会の幹事が、前日までに行う準備は、下記の様に多岐に渡ります。
- 日程を調整する
- 料金を決める
- 会場を予約する
- 招待状・案内を送る
- 食事や飲み物を選ぶ、手配する
- 当日のスケジュールを決める
- 参加者の席を決める
- 挨拶やスピーチの内容を考える
- 余興を企画する
- 参加者の出欠を確認する
- 前日に参加者へリマインドメールを送る
それぞれのポイントを確認していきましょう。
日程を調整する
忘年会は日程の調整からスタートします。
日程が決まらないと、会場の確保や準備が進められないためです。
ポイントとして、多くの人が参加しやすい日を選ぶこと、業務に支障が出ない日を選ぶことが挙げられます。
具体的には、開催を希望する日の1〜2ヶ月以上前からの計画が理想的です。大人数の場合は前途の半年〜1年前から計画下さい。
日程は役職が高い人のスケジュールに合わせ、開催日や開始・終了時間を設定し、早めに出欠の確認を取ることが、円滑な進行の鍵となります。
料金を決める
忘年会の料金を決める際は、前回の料金を確認しましょう。
前回の料金が十分であったか、また忘年会が成功していたかどうかを踏まえて、今回の料金を調整することが推奨されます。
また、忘年会の料金がどれだけ会社から負担されるか、経理担当者に確認が必要です。
一般的に自己負担額は3,000円から5,000円の範囲が多く見られるようです。
前回の忘年会の会費を参考にしながら料金を計画すると、スムーズに進行するでしょう。
会場を予約する
忘年会の会場選びは、イベント内容や参加者のニーズに合わせて慎重に選ぶ必要があります。
まず、料金やアクセスの良さ、目的に合っているかなどを基準に検討しましょう。
特に貸切や延長の可否、キャンセル料の条件、靴の着脱が必要かどうかなど、具体的な条件も確認が必要です。
また、予約のトラブルを避けるため、会場が決定したら出来るだけ早く予約すると良いです。
さらに、会場の雰囲気や設備を把握するために、下見も欠かせません。
最寄り駅からの道のりや会場の設備、トイレの場所や数など、細部までチェックすることで、当日の運営がしやすくなるでしょう。
忘年会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
招待状・案内を送る
忘年会の招待状・案内の送付は、日程や会場の確定後に行います。
確定した情報を基に日時や会場、スケジュール、参加費などの詳細を含めた招待状・案内を作成しましょう。
参加費が発生する場合は、集金のタイミングも伝えます。
また、招待状・案内には会場のアクセス情報を詳しく載せることが推奨されます。
地図の添付や、最寄り駅からの行き方を掲載することで、参加者にとって分かりやすいです。
こちらの記事では忘年会の案内文に書くべき項目や注意点、送る方法などについて解説しています。
テンプレートも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
忘年会の案内文に書くべき項目とは？テンプレートも紹介
食事や飲み物を手配する
会場がお店の場合、料理のコースと飲み物のプランを考えます。
料金に合わせて、飲み放題のオプションを選ぶか検討しましょう。
一方、お店を利用しない場合でも、食事の手配はさまざまな選択肢があります。
デリバリーやケータリングサービスの利用はもちろん、出張シェフを招くことも考えられます。
さらに、自分たちで手作りする、出来合いのものを購入するといった方法もあります。
当日のスケジュールを決める
忘年会の成功の鍵は、スムーズな進行です。そのために、必要であれば進行表を作成しましょう。
忘年会の内容が複雑であれば、台本も作成すると良いでしょう。
司会を他の人に頼む場合は、事前にしっかり打ち合わせをしておくことが大切です。
参加者の席を決める
忘年会の当日、参加者の着席をスムーズにするためには、事前に席の配置を決定しておくことが重要です。
あらかじめ席を決めておくことで、集まった人たちが迷うことなく席につくことができ、スムーズな開始が期待できます。
幹事の席は下座の出入り口近くに配置することで、食べ物や飲み物の供給の進み具合が確認しやすくなり、その他の対応も効率的に行えます。
挨拶やスピーチの内容を考える
忘年会の挨拶やスピーチは、会の流れを決める大切な要素となります。
開会の挨拶は、主に司会者や幹事が行います。
次に、最初の挨拶は、会社で一番役職の高い人が担当するのが一般的です。
乾杯の音頭や締めの挨拶、閉会の挨拶なども決めていきましょう。
挨拶をお願いする上司が確実に参加できるか確認し、事前にメールや直接話して依頼をするようにしてください。
忘年会の挨拶の例文は以下からダウンロードください。
余興を企画する
忘年会は1年の終わりを祝う特別なイベントです。
そのため、盛り上げる要素として「余興」は欠かせません。
余興の時間は、パーティー時間は大体2時間が多いので、景品のプレゼンを含めて30分〜45分を予定すると良いでしょう。
ムードメーカーとして知られる社員やスタッフがいれば、彼らの協力を得ることでさらに楽しい時間を演出することができます。
幹事としては、色々なアイデアを出し合い、楽しめる余興を計画しましょう。
忘年会の余興の様子をTikTokで投稿する方法も解説しているのでぜひご覧ください。
関連記事：パーティーの雰囲気をTikTokで投稿する方法！実際の写真を交えながら紹介
参加者の出欠を確認する
参加者の出欠確認も幹事の仕事です。
まず参加予定者からの返答を受け取り、日程と出席人数を確定させます。
返答がない場合は、再度確認を行いましょう。
参加者の返答が集まったら、その情報をリストにまとめると把握しやすいです。
また、当日の受付や出欠の確認、さらに参加費の徴収などの際に便利です。
さらに、このリストをもとに会場での会計も正確に行えます。
具体的な料金の算出から、対象者への会計報告まで、漏れなく確実に進めることができるでしょう。
前日に参加者へリマインドメールを送る
忘年会の準備において、最終段階に差し掛かったら参加者や協力者に向けてリマインドを行いましょう。
リマインドメールを送ることで、当日忘れてしまうことを避け、また、幹事としての気配りやフォローアップがしっかりとできていることが参加者から評価されるでしょう。
忘年会の招待状を送る際はLINEが効率的
忘年会の招待状はLINEを使って送ると効率的です。チームを作成すれば、同僚に一気に招待状を送ることができます。
ここでは、LINEのグループの作り方について解説します。
- LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
- 【グループ】をタップ
- グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
- 名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
- グループ名を入力したら、「作成」をクリック
それぞれ見ていきましょう。
1.LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
2.【グループ】をタップ
3.グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
4.名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
5.グループ名を入力したら、「作成」をクリック
以上でLINEグループを作成できます。
忘年会の招待状を送る場合は、LINEを使って送ってみましょう。
LINEスケジュールを使って日程調整をしよう
LINEでグループを作ったら、そのまま日程調整をしましょう。ここからは、LINEを使った日程調整方法を紹介します。
- トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
- 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
- トークに日程が送られます
それぞれ見ていきましょう。
1. トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
2. 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
3. トークに日程が送られます
LINEスケジュールを使って日程調整してみましょう。
忘年会の当日に幹事が担う役割
続いて、忘年会当日に幹事が担う役割について解説していきます。
- 受付をする
- 開会の挨拶を行う
- 司会進行をする
- 周りに気を配る
- 余興を盛り上げる
- 当日の支払いをする
- 閉会の挨拶をする
- 帰りや二次会の案内をする
- 忘れ物がないか確認する
それぞれ詳しく見ていきましょう。
受付をする
忘年会の当日、幹事の最初の業務が受付です。
会場には予定よりも30分程度早めに到着し、事前に作成していたリストを見ながら、出席者の人数や席の配置を確認します。
参加者が来たらスムーズに席に誘導していきます。
また、受付の際には参加費の徴収も行います。
幹事または受付担当者は参加者の名前と顔、支払いの確認をしっかりと行いましょう。
開会の挨拶を行う
予定の時間になったら、挨拶する人がいるかを確認します。
その後、会場の雰囲気を落ち着かせ、開会宣言を行います。
開会宣言は長くならないよう心がけ、参加してくれた皆さんへの感謝の言葉を伝えましょう。
司会進行をする
司会を務める場合も少なくありません。
その際の役割は、進行表に従って会を運ぶことです。
しかし、ただタイムスケジュールを守るだけでなく、雰囲気を盛り上げるためのアドリブや参加者とのコミュニケーションも不可欠です。
周りに気を配る
気配りも大切な役割の一つです。参加者が心地よく過ごせるように、飲み物や料理が足りているか、参加者間のコミュニケーションの様子などを常に観察し、問題や不都合が生じたらすぐに対応します。
一人で解決するのが難しいのであれば、先輩や上司、お店のスタッフと連携しながら解決していきましょう。
このような細やかな気配りが、忘年会を成功へと導きます。
余興を盛り上げる
余興の時間が近づいたら、幹事は元気な声で参加者を呼び込み、場を温めます。
また、余興がスムーズに進むよう手助けをすることも忘れないようにしましょう。
余興の最中は、幹事が中心となって盛り上げてください。
当日の支払いをする
忘年会の終盤、幹事は支払いをきちんと行う役目があります。
ラストオーダー後、早めに会場に料金を支払い、領収書をもらいましょう。
会場によっては、クレジットカードが利用できないとか、料金が大きい時は手数料の負担を嫌い、クレジットカードでの支払いができない会場もあるかもしれませんので、事前に支払い条件をご確認下さい。
企業の宴会だと料金を当日に支払わないケースもあるため、その場合は請求書を貰うor送ってもらい後日振り込むようにしましょう。予約側の企業のグレードによって、請求書の取り扱いNGで、当日か事前の支払いの対応をする会場もございますので、こちらも事前にご確認下さい。
閉会の挨拶をする
忘年会が終わりに近づくと、締めの挨拶に入ります。
会が終わる約15分前に、出席者の中で一番立場が上の方に締めの言葉を頼みましょう。
事前に時間や段取りを決めておくとスムーズです。
帰りや二次会の案内をする
忘年会の流れや参加者の雰囲気を見て、二次会への参加を募ります。
受付時や余興が終わった後などのタイミングで声をかけると良いでしょう。
参加者が確定したら、締めの挨拶前に二次会の会場へ予約の連絡を入れましょう。
そうすることで、スムーズに次の会場へと移動し、楽しい時間を延長することができます。
忘れ物がないか確認する
忘年会が終わった後は、幹事の最後の仕事として忘れ物の確認があります。
参加者が会場を後にした後、テーブルの上や下、椅子の間など、丁寧にチェックしましょう。
携帯電話やハンカチ、マフラーといった忘れ物がないかを確認します。
特に冬の季節は防寒具の忘れ物が増えるため、注意深く見るようにしましょう。
忘年会の翌日以降に幹事が行う作業
忘年会の翌日以降も、いくつか仕事があります。
- 関係者にお礼の連絡を入れる
- 会費の残額を清算する
- 会計報告を済ませる
ここまで終わらせて、幹事としての役目が果たされます。
関係者にお礼の連絡を入れる
忘年会が終了した翌日から3日以内に、関係者へお礼のメールを送りましょう。
まず、挨拶をしてくれた上司へ感謝の気持ちを伝えます。
また、寸志やご厚志を贈ってくれた上司、ご芳志を提供してくれた取引先へもお礼の連絡を入れることがマナーとなっています。
会費の残額を清算する
会費の残額の精算は、忘年会後の重要なタスクとなります。
追加の徴収や余剰金の返金、未払いの釣り銭など、清算作業を進める際には参加者リストを活用して正確な情報の共有が必要です。
そのため、Excelなどのツールで管理することが推奨されます。
ミスや管理漏れが生じると信頼を失ってしまう可能性もあるため、十分注意を払いながら精算作業を進めることが大切です。
会計報告を済ませる
参加者に会計報告するのも、幹事の役割です。
全ての領収書を集め、使ったお金と集めた会費の計算をします。
どれだけのお金をどう使ったのか、明朗会計を意識しましょう。
正確に報告することで、参加者からの信頼を得ることができます。
忘年会で起こりがちなトラブルと対処法
忘年会における幹事の役割がわかったところで、起こりがちなトラブルについて紹介していきます。
- ドタキャンが発生した
- 会場を予約できていなかった
- 雰囲気が盛り上がらない
この3つは、幹事を務める上で予測しておきましょう。
ドタキャンが発生した
「ドタキャン」は幹事にとって大きな悩みです。
特に当日キャンセルされるとキャンセル料がかかることも考えられます。
そのため、過去の参加記録を確認するなどして、ドタキャンの確率がどの程度あるのか、把握できれば当日対処しやすいです。
ただ、予期せぬ体調不良なども考えられるので、そのときは寛容な心で受け止めましょう。
会場側へは、いつまでにキャンセルが可能かは必ず確認下さい。会自体のキャンセルは、いつまでか？人数の増減は、いつまでか？人数の増減による支払い条件はどうなるか？も確認下さい。
会場を予約できていなかった
最も避けたいトラブルの一つが、会場の予約ミスです。
これは許されないミスで、参加者全員を困らせます。
そのような事態を防ぐための予防策として、会場の予約状況を一週間前に再確認しましょう。
さらに、万が一のトラブル時に対応するために、予約や確認を行う際の担当者の名前を忘れずにメモしておくと良いでしょう。
雰囲気が盛り上がらない
盛り上がりに欠ける場面は、特に親しい関係でない場合や共通の話題が少ない会社の飲み会などでよく見られます。
そんな時は、盛り上げ役に適した人を企画側に入れて、余興や表彰の計画を立てることがポイントです。
アイデアが無い場合は、参加者を巻き込んだクイズ大会などを行うと、自然と一体感が生まれて盛り上がることでしょう。
忘年会の幹事はやることが多い
今回は、忘年会における幹事の役割について解説してきました。
幹事は企画から会計報告までやることが多いですが、全て終わった後に大きな達成感を味わえるでしょう。
また、忘年会のコラムもございますので、ご覧ください。
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忘年会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。記事の著者HP
サイト監修者 ⼩⽥ 克⽂ 株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー 《略歴》 ⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。 2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
