結婚式二次会に幹事役を任された方に向けて、仕事の内容や流れ、やるべきことを解説します。
結婚式の二次会で幹事役をすることになったら、「盛り上がる余興は？」「会場はどうしよう？」と悩んでしまうことでしょう。
結婚式二次会の幹事を引き受けたらやることは以下の通りです。
- 新郎新婦と幹事で顔合わせを実施する
- 二次会の内容・料金（会費）を決める
- 幹事と新郎新婦の役割分担を決める
- 幹事同士での役割分担を決める
今回の記事では仕事の流れ、会場の決め方、事前準備と当日の進め方など、結婚式二次会での幹事の仕事について広く解説します。
参考にしていただければ、幹事の役割がよりスムーズになり、二次会を大成功へと導けるはずです。
結婚式の二次会における幹事の役割とは
結婚式の二次会での幹事の役割とは、準備から運営、片付けまでを取り仕切って実行することです。
新郎新婦は結婚式の準備で忙しく、当日には主役となります。
そのため二次会の準備や運営をすることは難しいものです。
幹事は忙しい新郎新婦の代わりに、二次会の取り仕切りを行います。
新郎新婦・幹事それぞれのやることチェックリスト
それでは新郎新婦と幹事は、それぞれどのようなことを行うのでしょうか？
チェックリストにて確認してみましょう。
【新郎新婦のやること】
- 幹事の選出とそれぞれの役割決め
- 二次会の会場選び
- 料金の算出
- ゲストの選出と招待および出欠の管理
- 料金の支払い
【幹事のやること】
- プログラムの作成
- 乾杯の音頭
- ゲストへの挨拶・スピーチ・余興の以来
- 必要なものや景品の手配と経費計算
- 会場との打ち合わせ
- 当日の受付・司会・進行
- 受け取った会費の管理と保管
上記のように見ると、結婚式二次会での幹事の役割は、新郎新婦のサポートであることがわかります。
新郎新婦が決めたことをスムーズに実行できるように、準備から当日の運営までをサポートするのが幹事です。
幹事を引き受けたらやること
もし結婚式二次会の幹事を引き受けた場合、どのように動けば良いのか具体的に解説していきます。
ステップ①新郎新婦と幹事で顔合わせを実施する
最初のステップは、新郎新婦との顔合わせと相談の実施です。
新郎新婦のサポートをするのですから、最初に顔合わせを行い話し合いをしましょう。
初対面の場合もあるため、今後、スムーズに連絡や相談ができるように打ち合わせを行ってください。
ステップ②二次会の内容・料金（会費）を決める
顔合わせが終わったら、打ち合わせとして二次会の内容や料金、会費などより細かなことを決めていきます。
結婚式二次会の幹事をするなら、二次会の詳細について知っておかなければなりません。
次のようなことを話し合ってください。
【内容】
- ゲストの人数と浸透新婦との関係性は？
- 二次会の雰囲気をどのようにするか？
- 会場の規模はどの程度にするか？
- 実施したい演出は？
幹事は新郎新婦と以上のようなことを話し合って、二次会のイメージを固めていきます。
イメージが共有されなければ、新郎新婦が望んでいない形になることもあるため、綿密に話し合っておきましょう。
ステップ③幹事と新郎新婦の役割分担を決める
次のステップでは、幹事と新郎新婦の役割分担を決めます。
両者の役割については前述しました。
しかし新郎新婦自身でやりたいことが他にもあるかもしれません。
反対に幹事に引き受けてもらいたいと思っている役割があることもあるでしょう。
役割分担を明確にしておけば、今後の準備をスムーズに進められます。
最初の打ち合わせの段階で、幹事・新郎新婦と両者の役割を明確にしておくことが大切です。
ステップ④幹事同士での役割分担を決める
最後に、幹事同士での役割分担を決めます。
結婚式二次会の幹事はたいていの場合で2～4人です。
幹事同士で役割を分担しておかなければ、誰が何をすれば良いのかわからなくなってしまいます。
代表幹事・司会者・音響・受付で分かれることが多く、最初にそれぞれの役割を決めておいてください。
結婚式の二次会会場の選び方
幹事が結婚式二次会の会場を選ぶことになったなら、会場選びは重要な任務となります。
次の3つのステップを参考にしながら、成功する二次会づくりを目指しましょう。
ステップ①新郎新婦が希望する条件を整理する
会場を選ぶ際には、新郎新婦が希望する条件を整理することから始めてください。
どのような雰囲気・テーマの二次会を希望しているかにより、選ぶべき会場は変わります。
たとえばフランクな雰囲気の立食を望んでいるケースと、フォーマルな着席スタイルを望んでいる場合では選ぶ会場も違うでしょう。
また新郎新婦の衣装によっても変わるかもしれません。
ウェディングドレスかラフなドレスかにより、歩くために必要なスペースは変わるでしょう。
またドレスであれば、靴を脱がなければならない会場では新婦側が困るはずです。
まずは希望する二次会の条件を絞り込んでから、会場探しを始めましょう。
ステップ②候補の会場をピックアップして下見する
新郎新婦の希望に合いそうな会場が何軒か見つかったら、下見に行きます。
インターネット上で確認していたとしても、実際に訪れると「想像していたものとは違った」と感じることは少なくありません。
また実際に店舗に確認しておくべきこともあります。
【下見で確認したいこと】
- 貸し切り条件
- 設置されている設備
- メニューやドリンクの豊富さ
- 清潔感
- 感染症対策
結婚式二次会であれば、設置されている設備を入念にチェックしておきたいものです。
新郎新婦が希望している演出を実行できるかどうか、下見の段階で確認しておかなければなりません。
ステップ③会場を予約する
下見をして希望通りの会場であったら、早めに予約をしましょう。
人気のある会場であれば、すぐに予約が入ってしまうこともあります。
遅くとも開催の4か月前までには予約を済ませてください。
結婚式二次会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
幹事の事前準備の進め方
会場決めは幹事の仕事の一部でしかありません。
続いては本格的に幹事として事前準備を進めていくためのステップについて解説します。
ステップ①ゲストへ招待状を送る
最初にやるべきことは、ゲストへの招待状を送ることです。
早めに送らなければ、ゲストの予定が埋まってしまって、参加できないことにもなりかねません。
ただし招待状の送付は新郎新婦側で行われることも。
新郎新婦と相談しながら、どちらの役割とするのかを最初に決めておくことも大切です。
ステップ②進行内容を決定する
結婚式二次会の幹事の役割として最も重要とも言えるのが、進行内容を決めるステップです。
二次会でどのような演出や余興をするのか、映像上映はどのように行うか…と、詳細について決めていきます。
大切なことは、会場を貸し切る時間内に、バランスよく配置することです。
基本的には新郎新婦と相談しながら決めますが、感動的なサプライズを取り入れるとさらに喜んでもらえるでしょう。
ステップ③景品や備品、BGMを準備する
進行内容が決まったら、必要となる景品や備品、BGMを準備してください。
余興では景品が必要となることもありますし、備品やBGMは演出のために必要不可欠なものです。
購入品リストを作って買い出しに行く際には、領収書やレシートを貰うことを忘れないでください。
ステップ④進行表・司会台本・名簿を作成する
続いては進行表・司会台本・名簿を作成します。
当日のための書類は、二次会を滞りなく進めるために欠かせないもの。
誰が見てもわかりやすく、タイムスケジュール付きであるものを作成しておくとトラブルを防げるでしょう。
ステップ⑤会場に最終確定内容を伝える
準備が整ったら、会場に最終確定内容を伝えることも忘れないようにしてください。
目安としては、開催1週間前に伝えられるようにすれば問題ありません。
ただし注意するべき点は、最終確定内容を伝えた後は、内容の変更ができないことです。
特にプランや参加者の人数については、正確な情報を伝えなければなりません。
ステップ⑥不備がないか最終確認をする
会場に最終確定内容を伝えたら、改めて不備がないか最終確認をします。
二次会の内容だけでなく、準備するべきもの、購入するべきものは他にないか入念にチェックしましょう。
当日になって慌てることがないように、最終確認を万全に行っておくことも大切です。
幹事が二次会当日にやること
事前準備が終わったら、いよいよ結婚式二次会当日です。
結婚式二次会当日に幹事はどのようなことをしなければならないのか、流れに沿って見ていきましょう。
ステップ①結婚式場から二次会会場に送る荷物を預かる
当日に最初にするべき仕事は、結婚式場から二次会会場まで送る荷物を預かることです。
ウェルカムグッズや上映用DVD、高砂装花などを預かることが多いでしょう。
荷物を預かる際には、荷物の内容を確認しておくと運び忘れがありません。
ステップ②二次会会場をセッティングする
二次会の会場に到着したら、セッティングを始めます。
ゲストや新郎新婦が到着するまでにセッティングを終えなければなりません。
そのため受付が始まる30分前には到着しておきたいものです。
セッティングでは会場の装飾や受付の準備、音響・映像の確認などが主な役割となります。
準備が終わったら、会場のスタッフと最後の打ち合わせと確認を行うことも忘れないでください。
ステップ③新郎新婦をアテンドする
受付が始まったら、新郎新婦をアテンドすることも結婚式二次会幹事の役割です。
新郎新婦と連絡を取りながら、何時に到着するのか確認してその後の対応を決めましょう。
二次会では新郎新婦が遅れてしまうことも考えられます。
遅れた場合は料理の提供時間や演出について、都度連絡を取り合いながら柔軟に決めていくことが大切です。
ステップ④事前準備の通りに二次会を進行する
結婚式二次会が始まったら、事前準備のとおりに進行を進めていきます。
最初の段階で幹事それぞれの役割は決まっているはずです。
ご自身に与えられた役割に従って、二次会を進行していってください。
ステップ⑤二次会終了後に会場を片付ける
無事に二次会が終わったら、すぐに会場を片付けましょう。
なぜなら会場の貸し切り時間は決まっており、時間内に会場をきれいにしなければならないためです。
新郎新婦はゲストを見送る役割があるので、お見送りの間に手際よく片付けを進めなければなりません。
二次会の幹事の仕事をスムーズに進めるためのコツ
結婚式二次会における幹事の仕事をスムーズに進めるためには、次のようなコツを押さえておきましょう。
【幹事のコツ】
- 歓談中に流れを再確認すること
- 歓談は余興の後や合間にすること
- 幹事代行サービスを検討すること
結婚式二次会当日には、歓談中に流れを再確認すると失敗が少なくなります。
歓談中は幹事にとって比較的ゆったりできる時間であり、再度流れを確認しておけば次に何をするべきかわかります。
しかし歓談の時間は余興の後にも設けたいものです。
なぜなら余興で想像以上に時間をとってしまった場合、歓談の時間を短くすることで退場時間を調整できるためです。
基本的に余興の合間と、最後の余興の後に挿入することをおすすめします。
また幹事代行サービスを利用するのもひとつの方法です。
3つのコツを把握した上で、無理なくスムーズに進められるよう段取りをしましょう。
結婚式二次会の幹事役では事前準備が大切
この記事を読んでいただくことで、結婚式二次会での幹事の役割や仕事の流れがご理解いただけたと思います。
幹事役をスムーズに進めて二次会を成功させるには、事前準備が大切です。
二次会の雰囲気やテーマ、事前に準備するもの、当日に行うべき仕事を入念に確認することで失敗が少なくなるでしょう。
そしてもし会場探しで悩んでいらっしゃるなら、結婚式二次会の会場を探せる「Speedy」をご利用ください。
また、二次会のコラムもございますので、ご覧ください。
関連記事：おすすめの結婚式の二次会ゲーム10選！盛り上がること間違いなし
関連記事：押さえておきたい結婚式二次会の服装マナー！
関連記事：結婚式二次会の司会進行が知っておくべき知識と台本例
結婚式二次会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
二次会ではなく結婚式場を選ぶ口コミサイトもございます。
サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
