「忘年会の案内は何を書けばいいの？」
「忘年会の幹事をやることになったけど、案内の書き方がわからない」
「社外に向けた忘年会の案内は？」コロナが明けて久しぶりに忘年会を行う方は、案内文について分からない方が多いのではないでしょうか。
このブログでは、以下の場面に応じて案内文のテンプレートを紹介しています。
- 社内向けの案内文
- 社外向けの案内文
- 町内会の案内文
- プライベート向けの案内文
また、忘年会の案内状を書く際の注意点、送る方法などについて解説していきます。
最後にテンプレートも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
忘年会の案内文に書くべき項目
忘年会の案内文では、詳細や情報を確実に伝えることが大切です。
以下の項目は必ず盛り込むようにしましょう。
- 日付
- 差出人
- タイトル
- 案内文
- 詳細（場所・日時・幹事・地図・会費など）
- 出欠確認の方法
それぞれの項目に記載する内容について見ていきましょう。
日付・差出人・タイトル
印刷した案内状を使う際、案内文に相手の名前を書く必要は必ずしもありません。
しかし、企業宛の招待状などで宛名を書くときは相手の社名、事業所名、部署名、役職名、氏名を正確に、丁寧に書くことが求められます。
アットホームな雰囲気の会に取引先の家族を招待するようであれば、企業関連の詳細は書かず、その人の名前だけを封筒に記載するのがマナーとされています。
案内状のフォーマットに従って、右上には差出日と差出人の名前を入れるのが一般的です。
この際、差出人の所属部署もしっかりと明記することが基本です。
しかし、宛名を文頭に書かない手紙のような形式を取る場合、日付や差出人の名前は手紙の終わりに記すのが一般的です。
案内文・詳細・出欠確認の方法
案内文の中身は、忘年会の開催と目的、そして出席を促すような文章を綴ります。
具体的な日時や場所、参加料金といった詳細は、本文からは独立してはっきりと見やすく書くようにしましょう。
また、差出人名が既に書いてあるとしても、詳細部分に幹事の名前を書くようにします。
最後に参加の意志を確認する方法を文末に記して、案内状が完成します。
忘年会の案内文を書く際の注意点
忘年会の案内文を書く際、注意点が2つあります。
- 内容と長さについて
- 社外に案内状を出すとき
それぞれ詳しく見ていきましょう。
内容と長さについて
忘年会の案内状を作成する際、出欠の返答期限や返答方法の明記は意外と忘れがちです。
また、招待された全ての方が参加できるわけではありません。
会場選びにおいて、参加人数の確認が欠かせないので、返答期限や方法は分かりやすいように案内文に含めましょう。
そうすることで、会場の手配をスムーズに進められます。
そのほか、案内文は長くて冗長な内容よりも、要点を簡潔にまとめた文が求められます。
余計な情報を省きつつ、何が伝えたいのか、日程はいつなのかをはっきりさせることで、相手にとって理解しやすくなります。
挨拶は短く、そして要点は一目でわかる形に整理することで、案内の内容がしっかりと伝わるでしょう。
社外に案内状を出すとき
忘年会の案内状を作るとき、大切なのは忘年会の目的や招待する人たちによって内容を変えることです。
例えば、会社の取引先や社外のお客様を呼ぶ忘年会では、どんな忘年会にするかで内容が変わります。
取引先の会社などを呼ぶ場合、主な目的はその会社のスタッフと一緒に楽しむことです。
一方で、お客様を呼ぶ忘年会は、ビジネスっぽく接待の要素が強くなります。
そのため、準備は入念に行う必要があるでしょう。
特に案内状は内容や言葉遣いに気をつけながら、きれいに封筒に入れて送ることが大切です。
そして、返事をもらいやすくするために、返信用のはがきや封筒も一緒に入れておくといいでしょう。
取引先との忘年会は、ただ楽しむためだけのものではありません。
こちらの記事では忘年会を開催する目的だけではなく、忘年会における幹事の役割について詳しく解説していますので、ぜひあわせてご覧ください。
忘年会の幹事の役割とは？成功のポイントと進行の注意点を解説
忘年会の案内状を送る方法
忘年会の案内状の送り方にはさまざまな方法がありますが、その中でも特に一般的な電子メール、封書、ハガキについて解説いたします。
電子メール
まず、電子メールを用いた案内状を送るケースです。
この方法のメリットは、案内状を送る手間がほとんどないことです。
社内、社外関係なく、多くの人に一括で案内を送ることが可能です。
紙媒体で送る印刷の料金も発生しません。
また、案内状が完成した時点で、すぐに周知することができます。
そのため、多くの人に一度に連絡をとる方法としては、効率的な方法と言えるでしょう。
封書
次に、封書による案内です。
封書は形式的な場面や大切な取引先への案内に適しています。
物理的なものを手にとることができるため、受け取った相手にしっかりとした印象を与えることができます。
また、デザインや紙質を工夫することで、より良い印象を与えられるでしょう。
しかし、封書の場合印刷や郵送の料金がかかること、そして時間が掛かることを考慮する必要があります。
また、返信を求める場合は返信用の封筒を同封するなど、細かな配慮が求められます。
ハガキ
ハガキを使用した案内状についてです。
ハガキは封書と比べても手軽で、料金も抑えられる点がメリットとして挙げられます。
特に一般的な情報共有や簡易的な案内に向いています。
注意点としては、ハガキの大きさに制限があるため、情報を簡潔にまとめることが求められます。
限られたスペースの中で必要な情報を伝えるため、工夫や編集が必要になることも考慮しておきましょう。
忘年会の幹事の方は、会場を探す必要もでてきます。
忘年会の会場をお探しの方は、おすすめのパーティー会場が探せる検索サイト「Speedy」をご利用ください。
招待状を送る
忘年会の招待状の送付は、日程や会場の確定後に行います。
確定した情報を基に日時や会場、スケジュール、参加費などの詳細を含めた案内状を作成しましょう。
参加費が発生する場合は、集金のタイミングも伝えます。
また、案内状には会場のアクセス情報を詳しく載せることが推奨されます。
地図の添付や、最寄り駅からの行き方を掲載することで、参加者にとって分かりやすいです。
また、社内と社外向けの案内は、それぞれ適切な表現で情報を伝えるようにしましょう。
こちらの記事では忘年会の案内文に書くべき項目や注意点、送る方法などについて解説しています。
テンプレートも紹介しているため、ぜひ参考にしてください。
忘年会の案内文に書くべき項目とは？テンプレートも紹介
食事や飲み物を手配する
会場がお店の場合、料理のコースと飲み物のプランを考えます。
料金に合わせて、飲み放題のオプションを選ぶか検討しましょう。
一方、お店を利用しない場合でも、食事の手配はさまざまな選択肢があります。
デリバリーやケータリングサービスの利用はもちろん、出張シェフを招くことも考えられます。
さらに、自分たちで手作りする、出来合いのものを購入するといった方法もあります。
当日のスケジュールを決める
忘年会の成功の鍵は、スムーズな進行です。そのために、必要であれば進行表を作成しましょう。
忘年会の内容が複雑であれば、台本も作成すると良いでしょう。
司会を他の人に頼む場合は、事前にしっかり打ち合わせをしておくことが大切です。
参加者の席を決める
忘年会の当日、参加者の着席をスムーズにするためには、事前に席の配置を決定しておくことが重要です。
あらかじめ席を決めておくことで、集まった人たちが迷うことなく席につくことができ、スムーズな開始が期待できます。
幹事の席は下座の出入り口近くに配置することで、食べ物や飲み物の供給の進み具合が確認しやすくなり、その他の対応も効率的に行えます。
挨拶やスピーチの内容を考える
忘年会の挨拶やスピーチは、会の流れを決める大切な要素となります。
開会の挨拶は、主に司会者や幹事が行います。
次に、最初の挨拶は、会社で一番役職の高い人が担当するのが一般的です。
乾杯の音頭や締めの挨拶、閉会の挨拶なども決めていきましょう。
挨拶をお願いする上司が確実に参加できるか確認し、事前にメールや直接話して依頼をするようにしてください。
忘年会の挨拶の例文は以下からダウンロードください。
余興を企画する
忘年会は1年の終わりを祝う特別なイベントです。
そのため、盛り上げる要素として「余興」は欠かせません。
余興の時間は、景品のプレゼンを含めて約1時間を予定すると良いでしょう。
ムードメーカーとして知られる社員やスタッフがいれば、彼らの協力を得ることでさらに楽しい時間を演出することができます。
幹事としては、色々なアイデアを出し合い、楽しめる余興を計画しましょう。
参加者の出欠を確認する
参加者の出欠確認も幹事の仕事です。
まず参加予定者からの返答を受け取り、日程と出席人数を確定させます。
返答がない場合は、再度確認を行いましょう。
参加者の返答が集まったら、その情報をリストにまとめると把握しやすいです。
また、当日の受付や出欠の確認、さらに参加費の徴収などの際に便利です。
さらに、このリストをもとに会場での会計も正確に行えます。
具体的な料金の算出から、対象者への会計報告まで、漏れなく確実に進めることができるでしょう。
前日に参加者へリマインドメールを送る
忘年会の準備において、最終段階に差し掛かったら参加者や協力者に向けてリマインドを行いましょう。
リマインドメールを送ることで、当日忘れてしまうことを避け、また、幹事としての気配りやフォローアップがしっかりとできていることが参加者から評価されるでしょう。
忘年会の招待状を送る際はLINEが効率的
忘年会の招待状はLINEを使って送ると効率的です。チームを作成すれば、同僚に一気に招待状を送ることができます。
ここでは、LINEのグループの作り方について解説します。
- LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
- 【グループ】をタップ
- グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
- 名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
- グループ名を入力したら、「作成」をクリック
それぞれ見ていきましょう。
1.LINEトップ画面の、左下の【トーク】をタップして、右上の「吹き出し」をクリック
2.【グループ】をタップ
3.グループに招待したい友達を選択して、右上の「次」をタップ
4.名前が表示される所をタップして、グループ名を編集
5.グループ名を入力したら、「作成」をクリック
以上でLINEグループを作成できます。
忘年会の招待状を送る場合は、LINEを使って送ってみましょう。
LINEスケジュールを使って日程調整をしよう
LINEでグループを作ったら、そのまま日程調整をしましょう。ここからは、LINEを使った日程調整方法を紹介します。
- トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
- 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
- トークに日程が送られます
それぞれ見ていきましょう。
1. トークルームで「＋」から日程調整をクリックする
2. 「イベント名」と「イベント内容」を入力後に、日程選択で希望日を複数選択する
3. トークに日程が送られます
LINEスケジュールを使って日程調整してみましょう。
忘年会の案内状を送る時期
年末は忘年会の案内文を作成するには忙しい時期で、つい忘れてしまうことがあります。
気づいたら12月を迎えていたというケースもあるでしょう。
そこで、忘年会の案内状を出すには、少なくとも1ヶ月前には受け取ってもらうのがベストです。
案内が遅くなると出欠の確認も後ろ倒しになり、会場となるお店の予約が取れなくなるリスクも考えられます。
仕事だけでなく、プライベートの予定も詰まってくる時期ですので、早めの案内を心掛けましょう。
【パターン別】忘年会の案内文で使えるテンプレート
忘年会の案内文に書く内容や、注意点について解説しました。
ここでは、案内文を作るときに使えるテンプレートをパターン別に紹介していきます。
- 社内向けの案内文
- 社外向けの案内文
- 町内会の案内文
- プライベート向けの案内文
コロナが流行する前以来久しぶりに忘年会を行う方もいると思うので、案内文はぜひそのままお使いください。
社内向けの案内文
社内向けの案内文は以下の通りです。
「※ご返信をお願いします
各位
皆様、お疲れ様です。
今年も残すところがわずかになり、年の瀬が近づいてきました。
コロナ禍も収束しているこの機会に皆様との親睦を深めるため、忘年会の開催を企画しております。
多忙な時期かと存じますが、ぜひご参加いただければ幸いです。
________________________________________
・日時：◯月◯日、◯時より
・場所：居酒屋△△△（JR線□□駅より徒歩◯分）
（店舗のURL）
・ご返信期日：◯月◯日まで
・返信方法
＜メールの際＞
そのままの件名でお返しいただけると幸いです。
＜社内のツールを使用する際＞
（出欠確認アプリ等のURL）よりお知らせください。
※参加のご連絡後、キャンセルは開催日の2日前までにお願いいたします。
それ以降のキャンセルは会費を頂戴する形となりますので、ご理解のほど宜しくお願い申し上げます。
________________________________________
◯◯部の◯◯ ◯◯（名前）
お問い合わせ：（電話番号）」
社外向けの案内文
社外向けの案内文は以下の通りです。
「件名：忘年会のご案内
株式会社◯◯
代表取締役 ◯◯様
◯◯様、いつも大変お世話になっております。
日頃のご健康とご活躍、心からお祝い申し上げます。
いつも温かいご指南とサポートをいただき、心より感謝申し上げます。
この度、◯◯にて忘年会を開催する運びとなりました。
コロナ禍も収束しているこの機会に、ぜひともご出席賜りたく、お知らせいたします。
・日時：◯月◯日、◯時より
・場所：居酒屋△△△（JR線□□駅より徒歩◯分）
（店舗のURL）
________________________________________
会場の都合にて、◯月◯日までに出欠のご連絡を返信いただければ幸いです。
よろしくお願い申し上げます。
株式会社◯◯
◯◯部の◯◯ ◯◯（名前）
お問い合わせ：（電話番号）」
町内会の案内文
町内会向けの案内文は以下の通りです。
「【忘年会のご案内】
早いもので、年の瀬が近づいてきましたね。
今年は運動会や地域の各種イベントで、皆様の協力と支援に心から感謝しています。そんな感謝の気持ちを込めて、コロナ禍も収束しているこの機会に忘年会を開催することとなりました。
多忙な時期ですが、ぜひお越しいただけると幸いです。
________________________________________
・日時：◯月◯日、◯時より
・場所：居酒屋△△△（JR線□□駅より徒歩◯分）
（店舗のURL）
・参加費：◯◯円
・出席の確認：◯月◯日までに、このメールに返信お願いします。
※キャンセルは忘年会当日の2日前までにご一報ください。前日のキャンセルは料金が発生しますので、ご了承ください。
◯◯会 代表：◯◯
お問い合わせ：（電話番号）
プライベート向けの案内文
プライベート向けの案内文は以下の通りです。
「【忘年会のお知らせ】
皆様、今年も残りわずかとなりました！
コロナ禍も収束したので今年1年を振り返りつつ、盛大に盛り上がりましょう！
________________________________________
・日時：◯月◯日、◯時より
・場所：居酒屋△△△（JR線□□駅より徒歩◯分）
（店舗のURL）
・参加費：◯◯円
・出欠確認：◯月◯日まで
キャンセルは2日前までに必ずお願いします！
1日前、当日はキャンセル料が発生してしまいます…
________________________________________
・名前
・連絡先：（電話番号）」
忘年会の案内文の例文は以下からダウンロードください。
また、招待者へ案内される場合、以下を自由にダウンロードして内容を修正して活用下さい。
忘年会の案内文は簡潔に分かりやすく
今回は、忘年会の案内文に書く内容や、注意点について解説してきました。
忘年会の案内状は、送る相手によって内容を調節することが大切です。
テンプレートも活用しながら作成してみてください。
また、忘年会のコラムもございますので、ご覧ください。
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サイト監修者
⼩⽥ 克⽂
株式会社Plus One代表取締役・MICE&パーティーアドバイザー
《略歴》
⼭⼝県生まれ。 福岡の中村学園⼤学を卒業後に保育士や一部上場会社のグループ会社営業を経験して、ブライダル最⼤⼿の株式会社 Plan・Do・Seeに8年勤務。 福岡のリゾートホテルに4年、東京本社に2年、京都の会場に2年、法人営業の勤務をしてホテル・旅行業界・MICEのノウハウを吸収。 ⼀般宴会（同窓会・忘年会・新年会・ 送別会・歓迎会・1.5次会・結婚式二次会）MICE 案件（会議・学会パーティー・展示会・周年パーティー・インセンティブパーティー）などのセールスや現場に携わり、同社で7年トップセールスとなる。 2015年8⽉に株式会社Plus Oneを設⽴し、宴会・MICEのコンサル・セミナーをしながら、日本中のおしゃれな会場を日本中・世界中の人に紹介するため2019年9⽉に検索サイト「Speedy」をローンチ。Speedyが様々な宴会ワードで1位に表示されるノウハウを元にSEO対策ビジネスも展開中。宴会やSEOに関するBlog記事も多数作成。
2021年4⽉ 東京都パーティーアドバイザー就任
2022年4⽉ 観光庁パーティーアドバイザー就任
2023年観光庁が管轄する観光促進の専門家に登録されました。
出典：観光庁ホームページ
